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Papierbeleg wird zum digitalen Beleg
Die elektronische Rechnung hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Im Geschäftsleben ist die Papierrechnung schon fast verschwunden. Die Menschen sind bereits daran gewöhnt, dass Unternehmen elektronische Rechnungen oder digitale Quittungen verschicken. Die Kasse hinkt manchmal noch hinterher. Aber auch hier hält die digitale Quittung langsam Einzug.
❯ Elektronische Operationen
❯ Die digitale Rechnung und der digitale Beleg
❯ Vorteile einer digitalen Quittung
❯ Eine Quittung per E-Mail
❯ Die Quittung ist eine Fundgrube für Informationen
Elektronische Operationen
Die Abkürzung für Universal Business Language (UBL) stellt den Standard für elektronische Geschäftsvorgänge dar. Denken Sie zum Beispiel an digitale Rechnungen. Finanzsysteme können über UBL automatisch Quittungen erstellen und verarbeiten.
Diese Form der Rechnungsstellung hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Die Zentralregierung verlangt von den Lieferanten sogar, dass sie bei allen neuen Verträgen auf diese Weise fakturieren. Für die Unternehmen ist die Digitalisierung daher ein Muss.
Die elektronische Rechnung und der elektronische Beleg
Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung verschicken Unternehmen Rechnungen immer häufiger per E-Mail, SMS oder mobile Anwendung. Zum Teil, um weniger Papier zu verbrauchen, aber auch, weil ein digitaler Speicher für Belege sicherer ist.
Wenn jemand einen Kauf tätigt, wählt der Kunde aus, welche Art von Beleg er haben möchte. Wenn Sie sich für eine digitale Quittung entscheiden, erhalten Sie oft eine PDF-Version per E-Mail. Die E-Mail-Adresse wird in das System eingegeben, und innerhalb von Sekunden erhalten Sie die Quittung auf elektronischem Wege. Zunehmend wird dies auch per SMS oder in einer Anwendung durchgeführt.
Eine elektronische Quittung enthält in der Regel das Datum und die Uhrzeit, die Zahlungsmethode und andere Angaben zum Verkauf. Genau wie auf einem Papierbeleg.
Wenn Sie online einkaufen, z. B. für Büromaterial, werden Sie in 99% der Fälle im Jahr 2022 bereits eine digitale Rechnung erhalten.
Was für den Bürobedarf gilt, kann auch für ein Geschäftsessen oder einen Kaffeetermin genutzt werden. Auch für den täglichen Lebensmitteleinkauf im Supermarkt wäre es ein Geschenk des Himmels. Und tatsächlich hat die britische Supermarktkette Tesco bereits ein Muster mit einem elektronischen Gutschein.
In Zusammenarbeit mit einem IT-Unternehmen hat die Supermarktkette eine Smartphone-App entwickelt, mit der die Kunden an der Kasse einen digitalen Kassenbon erhalten können.
Auch in den Niederlanden gibt es immer mehr Supermarktketten die Möglichkeit, den Papierbeleg in der mobilen App zu verwenden Ansicht. Wie das Beispiel von Albert Heijn unten.
Eine Quittung per E-Mail
Nach Ansicht von Friso de Jong, dem Gründer der Plattform E-Invoicing, könnte UBL auch in Geschäften verwendet werden. “Ich habe noch keinen Kassenbon gesehen, der nicht in UBL verarbeitet werden konnte”, sagte er.”
Er sieht auch schon die ersten Schritte. Ein Beispiel ist der Büroartikelanbieter Staples. “Dort kann man angeben, dass man keine Papierquittung möchte. Sie bekommen dann eine Quittung per E-Mail zugeschickt. Das ist zwar immer noch eine PDF-Datei, aber ich habe einen Partner, der meine PDF-Dateien in UBL umwandelt. Wenn ich etwas bei Staples kaufe, bekomme ich die Quittung auf diese Weise direkt in mein Buchhaltungspaket.”
Was sind die Vorteile einer digitalen Quittung?
Die Vorteile dieses Ansatzes liegen auf der Hand. Die Gefahr von Fehlern ist geringer und die Bearbeitung erfolgt schneller. Und dann ist da noch der positive Effekt auf die Umwelt, da weniger Papier, Tinte oder Energie benötigt wird.
Wie bereits erwähnt, ist die Digitalisierung im B2B-Bereich in vollem Gange. Aber was ist mit physischen Transaktionen in Geschäften? Dort sind Papierquittungen immer noch die Norm. Oder Quittungen, die ordnungsgemäß aufbewahrt werden müssen, wenn es um geschäftliche Zahlungen geht?
Immer mehr Quittungen werden auch schon in der App eines Geschäfts gesammelt. Damit entfällt die Notwendigkeit, Papierquittungen auszugeben. Noch wichtiger ist, dass man mit ihnen nie eine Quittung verliert.
Mit einer Lösung wie der von SimpledCard laden Sie einen solchen (digitalen) Beleg einfach in eine Spesenabrenungs-App. Dies ist natürlich nur erforderlich, wenn es sich um eine geschäftliche Zahlung handelt.
Die Quittung ist eine Fundgrube für Informationen
Für Lieferanten und Einzelhändler gibt es noch einen weiteren Grund, der für sie spricht, nämlich die Möglichkeiten des Marketings. Neben einem zusätzlichen digitalen Touchpoint kann der elektronische Beleg auch eine Fülle von Informationen über den Kunden liefern.
Es ist also eigentlich ziemlich klar, in welche Richtung es gehen wird. Die Frage ist nicht, ob, sondern wann die elektronische Quittung die Norm sein wird. De Jong wagt eine vorsichtige Vorhersage.
Haben Sie noch Fragen zum elektronischen Beleg? Oder möchten auch Sie den digitalen Schritt wagen und alle Mitarbeiterbelege digital aufbewahren? Dann wenden Sie sich an unser Expertenteam. Sie beraten Sie gerne bei der Digitalisierung Ihrer Verwaltung.
