Von der Kassenzetteljagd zum Überblick

Max Models ist eine führende Modelagentur-Gruppe in den Niederlanden mit drei Modelagenturen (Max Models, Touché Models und Ulla Models) und der Influencer/PR-Agentur L'AGENCY. Mit globalen Kunden aus den Bereichen Mode, Beauty und Lifestyle organisiert die Gruppe Model- und Influencer-Buchungen, Events und Kampagnen in ganz Europa. Die Buchhaltungsabteilung unterstützt alle vier Unternehmen innerhalb der Holding und verwaltet Hunderte von Ausgaben pro Monat, von Flug- und Hotelbuchungen bis hin zu Last-Minute-Einkäufen für Veranstaltungen.

Das Team kämpfte mit einem “Wirrwarr von Ausgaben”, bei dem:

• Quittungen wurden vergessen oder gingen verloren;
• Es war unklar, an wen sie sich für bestimmte Ausgaben wenden sollten;
• Es konnte nicht festgestellt werden, ob die Kosten bereits an die Kunden weitergegeben wurden;
• Die Abonnements liefen automatisch weiter, ohne dass jemand wusste, ob sie noch genutzt wurden;
• Die Verfügbarkeit in Echtzeit war unzureichend: Aufladungen dauerten bei dringenden Buchungen zu lange.

Die Erkenntnis war einfach: Man löst das Problem nicht mit strengeren Regeln, sondern mit einem System, das so einfach ist, dass die Leute es automatisch richtig machen.

Die Einführung erfolgte in mehreren Phasen. Im Jahr 2023 begann Max Models mit der Einführung sowohl bei Max Models als auch bei Ulla Models. Die Schulung war einfach: “Machen Sie sofort ein Foto, werfen Sie den Beleg weg und tragen Sie die Details später ein.” Das Buchhaltungsteam entwickelte eine wöchentliche Buchungsroutine, bei der die Transaktionen manuell in dem vorhandenen Buchhaltungspaket verarbeitet wurden. Keine Zwangsverknüpfungen, keine technische Komplexität.

Das beste Beispiel für die Verwandlung kam von einem der Projektleiter. Sie war “ein liebes Mädchen, aber verwaltungstechnisch ein Drama”. Quittungen steckte sie in ihre Tasche, wo sie regelmäßig vergessen wurden oder verloren gingen. Nach wiederholtem Coaching mit SimpledCard änderte sich ihre Vorgehensweise komplett.

Bei der letzten Fashion Week hatte sie zum ersten Mal in ihrem Leben alle Quittungen, und wir sprechen hier von 50 bis 60 Quittungen, ordentlich im System. Nichts ging verloren. Und das Ergebnis? 100%-Quittungen-Compliance. Die Struktur war plötzlich klar: Für jede Ausgabe war sofort ersichtlich, um welches Modell, welchen Job und welchen Mitarbeiter es sich handelte. Die Karten konnten in Sekundenschnelle aufgeladen werden, sogar außerhalb der Bürozeiten für Notfallbuchungen.