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    Häufig gestellte Fragen

    SimpledCard ist eine Spesenmanagement-Plattform speziell für mittlere und große Organisationen in den Benelux-Ländern und Deutschland. Sie erhalten Zahlungskarten für Ihre Mitarbeiter, ein übersichtliches Dashboard zur Verwaltung von Ausgaben und eine direkte Verbindung zu Ihrem Buchhaltungssystem. Wenn Sie sich für ein Geschäftskonto bei Adyen entscheiden, steht Ihnen innerhalb der SimpledCard-Plattform Ihre eigene IBAN zur Verfügung, die Sie auch für Rückzahlungen nutzen können.

    SimpledCard wurde für Finanzmanager, Controller und CFOs in mittleren bis großen Unternehmen entwickelt. Wahrscheinlich haben Sie mehrere Niederlassungen oder Teams, kämpfen mit der Kassenabrechnung oder Spesenabrechnungen und möchten die Geschäftsausgaben in den Griff bekommen, ohne Ihr Team mit der Verwaltung zu belasten.

    SimpledCard eignet sich am besten für Unternehmen mit 100 bis 10.000 Mitarbeitern und regelmäßigen Geschäftsausgaben an verschiedenen Standorten. Aber auch kleinere, schnell einsatzfähige Teams mit großen Projektausgaben, zum Beispiel in der Medienproduktion oder der industriellen Instandhaltung, profitieren von SimpledCard.

    Ihre Bank bietet Zahlungskarten an. SimpledCard ist selbst keine Bank, sondern geht darüber hinaus, indem es Ausgabenmanagement und Zahlungen in einer intelligenten Lösung mit autorisierten Finanzdienstleistern kombiniert. Sie legen Limits pro Karte fest, sehen sofort, wohin das Geld fließt, und verknüpfen Transaktionen automatisch mit Ihrer Buchhaltung. Die Mitarbeiter fotografieren die Belege in der App. Sie sparen Stunden der Überwachung und Verwaltung.

    SimpledCard vereint Zahlungskarten, Ausgabenmanagement und Buchhaltungsintegration in einer Plattform. Das über Adyen verfügbare Geschäftskonto ist durch das Einlagensicherungssystem (DGS) abgedeckt. Sie arbeiten mit einem engagierten Customer Success Manager zusammen, der Ihr Unternehmen kennt und Sie in Ihrer eigenen Sprache unterstützt. Unser Schwerpunkt liegt auf den Benelux-Ländern und Deutschland, wo wir lokales Know-how und persönlichen Service bieten.

    Bargeld erfordert wöchentliche Kontrollen, birgt Sicherheitsrisiken und hinterlässt keine digitalen Spuren. Spesenbarechungen via Excel kosten Ihr Team Stunden für die Eingabe, Prüfung und Genehmigung. Mit SimpledCard automatisieren Sie dies vollständig und sparen Ihrem Finanzteam durchschnittlich 12 Stunden pro Monat.

    Sie stellen den Mitarbeitern über die Plattform Zahlungskarten aus und erlauben ihnen gegebenenfalls, auch Forderungen oder Rechnungen einzureichen. Für jedes Team legen Sie Budgets und Limits fest. Wenn jemand bezahlt, fotografiert er oder sie den Beleg in der App. Die Transaktion erscheint direkt in Ihrem Dashboard und wird automatisch mit Ihrem Buchhaltungssystem wie Exact oder DATEV synchronisiert.

    Virtuelle Karten sind sofort nach der Zuteilung einsatzbereit. Physische Karten halten Sie selbst vor und weisen sie den Mitarbeitern bei Bedarf zu. Das bedeutet keine Wartezeiten bei Banken oder komplizierte Antragsverfahren mehr.

    Sie können sowohl physische als auch virtuelle Mastercard-Debitkarten wählen. Physische Karten sind ideal für die täglichen Ausgaben vor Ort. Virtuelle Karten verwenden Sie für Online-Zahlungen für SaaS-Abonnements oder Lieferantenzahlungen. Beide Kartentypen weisen Sie den Mitarbeitern direkt über die Plattform zu.

    Überall, wo Mastercard akzeptiert wird. Das heißt, in Geschäften, online und an Tankstellen in ganz Europa und weltweit. Die Karten funktionieren genauso wie normale Firmenkreditkarten.

    Sie können bestimmte Einkaufskategorien pro Karte sperren. Außerdem können Sie festlegen, ob Abhebungen an Geldautomaten möglich sind, und Limits für kontaktloses Bezahlen festlegen. Jede Transaktion wird Ihnen sofort im Dashboard in Echtzeit angezeigt.

    Ja, Sie legen Tages-, Wochen- oder Monatslimits pro Karte fest. Sie bestimmen den Höchstbetrag pro Person und das Gesamtbudget für das Team. Sie können die Limits jederzeit über das Dashboard anpassen. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle, ohne die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit zu behindern.

    Sie können Ihr Budget ohne zusätzliche Kosten direkt über das Dashboard zwischen den Karten verschieben. Sie tun dies mit einem Klick von Ihrem Hauptkonto auf bestimmte Karten. Auf diese Weise können Sie flexibel auf veränderte Bedürfnisse reagieren, ohne finanzielle Einbußen oder Verwaltungsaufwand.

    Der Mitarbeiter sperrt die Karte sofort selbst in der App. Sie sehen dies auch im Dashboard und können die Karte ggf. dauerhaft deaktivieren. Innerhalb weniger Minuten weisen Sie eine Ersatzkarte zu. Das Guthaben bleibt sicher und nach der Sperrung können keine unbefugten Transaktionen mehr stattfinden.

    Ja, die Mitarbeiter verwalten ihre eigene Karte über die mobile App. Sie können ihre PIN abrufen, die Karte vorübergehend sperren und entsperren. Sie sehen auch ihre Transaktionshistorie und ihr verbleibendes Budget. Dadurch werden Supportanfragen an Ihr Finanzteam reduziert.

    Ihr Finanzteam muss nicht mehr so viel Zeit in wöchentliche Kassenkontrollen in den Niederlassungen, die manuelle Eingabe von Belegen und das Nachlaufen hinter Mitarbeitern wegen Spesenabrechnungen investieren. Sie erhalten in Echtzeit Einblick in die Ausgaben pro Projekt oder Abteilung. Dies schafft Raum für strategische Analysen anstelle von Verwaltungsarbeit.

    Die Mitarbeiter fotografieren den Kassenbon sofort nach dem Kauf über die mobile App.Das System ordnet den Beleg automatisch der richtigen Transaktion zu. Der Beleg wird zusammen mit allen Transaktionsdaten gespeichert. Das bedeutet: keine verlorenen Belege mehr und eine vollständige Verwaltung für die Mehrwertsteuerrückerstattung.

    Ja, Sie ordnen jede Karte einer bestimmten Kostenstelle, einem Projekt oder einer Abteilung zu. Die Mitarbeiter können auch selbst zusätzliche Tags zu jeder Transaktion hinzufügen. Alle Ausgaben werden automatisch in Kategorien eingeteilt. So erhalten Sie sofortigen Einblick in die Rentabilität pro Projekt oder die Kostenstruktur pro Abteilung.

    Sie konfigurieren Genehmigungsworkflows nach Karten- oder Ausgabentyp. Legen Sie fest, wer genehmigt, welche Beträge genehmigt werden und ob eine mehrstufige Genehmigung erforderlich ist. Die Genehmiger erhalten Benachrichtigungen und können direkt genehmigen. Das System zeichnet automatisch auf, wer was wann genehmigt hat, um einen Prüfpfad zu erstellen.

    Ja, jede Transaktion erscheint direkt in Ihrem Dashboard, sobald sie stattgefunden hat. Sie sehen die Ausgaben nach Mitarbeiter, Projekt, Abteilung oder Kostenstelle. Sie erhalten auch Echtzeit-Benachrichtigungen über Transaktionen. So können Sie Budgets proaktiv verwalten, anstatt sie im Nachhinein zu korrigieren.

    Sie geben den Mehrwertsteuerbetrag selbst ein, wenn Sie den Beleg über die App einreichen. Das System erfasst dies und speichert die Informationen zusammen mit der Transaktion. Beim Export in Ihr Buchhaltungssystem wird die MwSt. korrekt ausgewiesen, einschließlich MwSt.-Buchnummer und Code. Dies gewährleistet genaue Mehrwertsteuererklärungen und eine vollständige Verwaltung.

    Der Vorgang wird im System als unvollständig gekennzeichnet. Der Mitarbeiter und sein Vorgesetzter erhalten automatisch eine Erinnerung. Sie legen die Anzahl der Tage fest, nach denen Erinnerungen gesendet werden. Der Mitarbeiter kann den Beleg noch über die App hinzufügen.

    Sie erstellen maßgeschneiderte Reporte nach Zeitraum, Kostenstelle, Projekt, Mitarbeiter oder Kategorie. Wählen Sie, welche Spalten und Filter Sie sehen möchten. Exportieren Sie die Daten zur weiteren Analyse nach Excel oder in Ihr BI-Tool oder Buchhaltungsprogramm. Alle Berichte beruhen auf Echtzeitdaten.

    Alle Transaktionen sind bereits mit Belegen verknüpft und werden im Laufe des Monats genehmigt. Sie exportieren die Daten mit einem Klick in Ihr Buchhaltungssystem wie z.B. Exact oder DATEV. Die Hauptbuchkonten sind bereits korrekt zugeordnet. So verkürzt sich Ihr Monatsabschluss von Tagen auf wenige Stunden.

    Ihr Finanzteam muss nicht mehr so viel Zeit in wöchentliche Kassenkontrollen in den Niederlassungen, die manuelle Eingabe von Belegen und das Nachlaufen hinter Mitarbeitern wegen Spesenabrechnungen investieren. Sie erhalten in Echtzeit Einblick in die Ausgaben pro Projekt oder Abteilung. Dies schafft Raum für strategische Analysen anstelle von Verwaltungsarbeit.

    SimpledCard lässt sich direkt mit Exact Online und AFAS integrieren. Diese API-Verknüpfungen sind vorgefertigt und erfordern keine technischen Kenntnisse für die Einrichtung. Sie aktivieren die Integration mit nur wenigen Klicks in der Plattform. Darüber hinaus bietet SimpledCard maßgeschneiderte Reporte für alle bekannten ERP- und Buchhaltungspakete, wie SAP oder DATEV, die Sie am Ende des Monats einfach selbst importieren.

    Sie verknüpfen SimpledCard einmalig mit Ihrem Buchhaltungssystem. Unser Customer Support Team hilft Ihnen bei der Einrichtung dieser Verbindung. Sie richten Ihre Buchhaltungsstruktur ein und bestimmen, welche Kostenstellen und Hauptbuchkonten verwendet werden. Dann ist alles bereit, um alle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter direkt mit Ihrem Buchhaltungssystem zu synchronisieren.

    Ja, Sie legen einmalig fest, welche Hauptbuchkonten und Kostenarten mit welchen Kategorien verknüpft sind. SimpledCard verwendet diese Regeln, um jede Transaktion automatisch dem richtigen Hauptbuchkonto zuzuordnen. Dies gewährleistet konsistente und korrekte Buchungen ohne menschliches Zutun.

    Nein, eine manuelle Eingabe ist nicht mehr erforderlich. Transaktionen, Speseneinträge und Mehrwertsteuerinformationen erscheinen automatisch in Ihren Konten. Sie müssen nur noch gelegentliche Kontrollschritte durchführen. Dadurch spart Ihr Team viel Zeit, die normalerweise für die Bearbeitung von Ausgaben aufgewendet wird.

    Mit den APIs werden alle Transaktionsdaten, Belege, Mehrwertsteuerinformationen und Kostenartenzuordnungen automatisch synchronisiert. Auch der Genehmigungsstatus und alle Notizen zu den Transaktionen werden übernommen. Sie erhalten einen vollständigen Datensatz in Ihrer Buchhaltung ohne manuelle Eingaben.

    Je nach Bedarf können Sie die Synchronisationen täglich, wöchentlich oder monatlich durchführen. Sie entscheiden, wann Sie die Exporte aktivieren. Alle Transaktionen, Ausgabenbuchungen, Mehrwertsteuerinformationen und Salden werden dann in Ihr Buchhaltungssystem übertragen. Über die APIs können Sie auch sofort die Belege abrufen.

    Ja, SimpledCard lässt sich auch mit Scan- und Erkennungssoftware wie Scan Sys verbinden. Darüber hinaus exportieren Sie Daten mittels CSV in Excel oder zur Verwendung in BI-Tools oder Berichtssystemen. Das gibt Ihnen die Flexibilität, Analysen in den Tools zu erstellen, die Sie bereits verwenden.

    Sie erstellen Exporte direkt aus dem Dashboard mit einem Klick. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum, die Filter und das Exportformat. Der Export steht innerhalb von Sekunden zum Download bereit. Sie können dies täglich, wöchentlich oder monatlich tun, je nach Ihrem Berichtsbedarf.

    Sicherheit ist für SimpledCard von entscheidender Bedeutung. Wir wenden dieselben Kontroll- und Regulierungsstandards an, die Sie von regulären Banken und anderen Zahlungskartenanbietern gewohnt sind.

    Lesen Sie dazu mehr über die PCI-Zertifizierung.

    SimpledCard selbst ist keine Bank. Sie können sich für ein Geschäftskonto im Namen Ihrer Organisation entscheiden. Dieses Geschäftskonto wird von Adyen, einem anerkannten Finanzinstitut mit Hauptsitz in Amsterdam, bereitgestellt. Adyen verfügt über eine europäische Banklizenz und wird von der Aufsichtsbehörde 'De Nederlandsche Bank' reguliert (Geschäftsnummer DNB: F0001).

    Das Einlagensicherungssystem (DGS) ist ein gesetzliches Sicherheitsnetz, das Kontoinhaber schützen soll, wenn eine Bank ihren Verpflichtungen nicht mehr nachkommen kann. Für die Umsetzung des Einlagensicherungssystems ist die Aufsichtsbehörde 'De Nederlandsche Bank' zuständig. Aktuelle und vollständige Informationen über das Einlagensicherungssystem finden Sie auf der Website von 'De Nederlandsche Bank'. Das niederländische Einlagensicherungssystem (DGS) hat eine Obergrenze von 100.000 € pro Kontoinhaber.

    Im Allgemeinen sind Bank- und Sparkonten von Privatpersonen und fast allen Unternehmen und Organisationen durch das Einlagensicherungssystem (DGS) abgedeckt, ebenso wie Geschäftskonten. Nach dem Gesetz gibt es Ausnahmen, zum Beispiel für staatliche Organisationen und Finanzunternehmen. Weitere Informationen über das Einlagensicherungssystem finden Sie daher auf der Website von 'De Nederlandsche Bank'.

    Bitte beachten Sie: Nur weil Sie Geld auf eine IBAN überweisen, um Ihre Zahlungskarten aufzuladen, bedeutet das nicht, dass es sich um Ihr eigenes Geschäftskonto handelt. In der Vereinbarung, die Ihre Organisation mit dem Finanzdienstleister abschließt, wird angegeben, ob es sich um ein Geschäftskonto handelt und ob das Produkt unter das Einlagensicherungssystem fällt.

    Ein E-Geld-Konto ist ein Zahlungskonto, das von einem Institut mit einer E-Geld-Lizenz und nicht mit einer Banklizenz ausgegeben wird. Diese Art von Lizenz wurde vom europäischen Gesetzgeber entwickelt, um Wettbewerb und Innovation im Zahlungsverkehr zu ermöglichen. E-Geld-Institute dürfen Zahlungskarten und IBANs anbieten. Dabei bedeutet eine IBAN nicht automatisch ein Bankkonto.

    E-Geld-Konten fallen nicht unter das Einlagensicherungssystem. E-Geld-Institute sind gesetzlich verpflichtet, erhaltene Gelder getrennt vom Eigenkapital zu halten, zum Beispiel über ein Drittkonto, das der Aufsicht der Regulierungsbehörde 'De Nederlandsche Bank' (DNB) unterliegt.

    3D Secure (auch bekannt als ‘Mastercard SecureCode’, ‘Identity Check’ und ‘Verified by Visa’) ist ein Standard, der dazu beiträgt, Betrug zu verringern und Ihre Online-Zahlungen besonders sicher zu machen. Unter Authentifizierung versteht man den Prozess der Identifizierung durch die Eingabe sicherer Informationen, die nur Ihnen zur Verfügung stehen.

    Wir legen großen Wert auf die Vertraulichkeit personenbezogener Daten. Alle Daten werden in verschlüsselter Form auf sicheren Servern gespeichert. Wir halten uns an die strengen Vorschriften für die Datenspeicherung, die von der Europäischen Zentralbank und Mastercard festgelegt wurden.

    Wir sehen es als unsere Pflicht an, die Daten unserer Kunden kontinuierlich zu schützen. Siehe unser vollständiges Datenschutzbestimmungen für weitere Einzelheiten.

    Nach der Unterzeichnung des Vertrags beginnen Sie sofort mit der KYC-Prüfung durch unseren Finanzdienstleister. Die Bearbeitungszeit hängt davon ab, wie schnell Sie die erforderlichen Dokumente bereitstellen. Nach Erhalt aller Dokumente dauert die Verifizierung in der Regel etwa 2 Arbeitstage. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, hilft Ihnen unser Customer Success Team innerhalb weniger Tage bei der Einrichtung der Plattform.

    Unser Compliance-Team wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, damit Sie mit der KYC-Verifizierung beginnen können. Unsere Finanzdienstleister sind gesetzlich verpflichtet, eine Kundenverifizierung gemäß den europäischen Vorschriften durchzuführen. Sie legen ihnen die erforderlichen Dokumente vor und werden benachrichtigt, sobald die Überprüfung abgeschlossen ist. Nach der Genehmigung hilft Ihnen unser Customer Success Team bei der weiteren Einrichtung der Plattform.

    Sie erhalten eine persönliche Beratung durch unser Customer Success Team. Dieses hilft Ihnen bei der Einrichtung Ihrer Kostenstruktur, Genehmigungsabläufe und Buchhaltungsanbindungen. Sie stehen in direktem Kontakt mit einem festen Team, das Ihre Organisation kennenlernt. Auch nach der Implementierung bleibt dieses Team Ihr fester Ansprechpartner.

    Die mobile App ist so intuitiv gestaltet, dass die Mitarbeiter sofort loslegen können. Unser Customer Success Team kann jedoch auf Wunsch eine kurze Einweisung für Ihr Team geben. Wir stellen auch Anleitungsmaterial zur Verfügung, das Sie weitergeben können. Die meisten Mitarbeiter beherrschen die App innerhalb weniger Minuten.

    Nach der KYC-Prüfung führt Sie unser Customer Success Team in einer etwa einstündigen Implementierungssitzung durch die Einrichtung und Einführung des Systems. Die Gesamtvorlaufzeit hängt von Ihrer Organisationsstruktur ab und davon, wie viele Anpassungen Sie benötigen. In der Regel können Sie das System in nur zwei Wochen in Betrieb nehmen.

    Manchmal ist es sinnvoll, mit Karten oder dem Spesenabrechnungsmodul für eine bestimmte Abteilung oder einen Standort zu beginnen. Auf diese Weise können Sie die Lösung in der Praxis testen, bevor Sie sie auf den Rest der Organisation ausweiten. Unser Customer Success Team denkt gerne mit Ihnen über den besten Ansatz nach.