Ihre zentrale Plattform für Karten- und Spesenmanagement.
Das Card Management System ist Ihre zentrale Arbeitsstation. Hier geben Sie Karten direkt aus, setzen Limits und erhalten einen Echtzeit-Überblick über alle Transaktionen. Alles, was Sie zur Verwaltung Ihrer Ausgaben benötigen, an einem Ort.
Self-Service-Kartenmanagement ohne Umweg über Ihre Bank
Bei Ihrer Bank dauert es vielleicht Tage, um Karten zu beantragen oder Limits anzupassen. Und wenn etwas zu regeln ist, sind Sie auf die Öffnungszeiten der Bank angewiesen. Mit SimpledCard kümmern Sie sich selbst darum: Sie stellen Karten innerhalb von Minuten aus, passen Limits sofort an und überwachen alle Transaktionen in Echtzeit. Vollständige Kontrolle mit einem klaren Prüfpfad.
Wöchentliches Budget
€ 2000,-
Direkte Ausgabe über Web-App
Stellen Sie innerhalb von Minuten neue Zahlungskarten für Mitarbeiter, Teams oder Projekte aus. Selbstbedienung, ohne Eingreifen der Bank.
Kontrolle über Budgets und Regeln
Weisen Sie Rollen zu, legen Sie Ausgabenlimits fest, und geben Sie alle relevanten Mehrwertsteuersätze, Kostenarten und Projektcodes an.
Echtzeit-Übersicht und Audit-Trail
Sehen Sie alle Transaktionen sofort, erhalten Sie Warnungen im Falle von Unstimmigkeiten und haben Sie Zugriff auf den Prüfungsverlauf. Kontrolle ohne Mikromanagement.
Karten direkt selbst ausstellen
Kein Warten mehr in der Bank. Aktivieren Sie eine Karte in der Web-App und verknüpfen Sie sie mit einem Mitarbeiter, Team oder Projekt. Geben Sie physische Karten aus Ihrem Bestand aus, virtuelle Karten erscheinen sofort in der App. Behalten Sie immer den Überblick darüber, wer welches Zahlungsmittel nutzt, damit Sie immer die Kontrolle behalten.
Direkte Verknüpfung mit Ihrem Buchhaltungsprozess
Geben Sie alle relevanten Mehrwertsteuersätze, Kostenarten, Kostenstellen und Projektcodes an und legen Sie fest, welche Auswahl jedes Team verwenden kann. Dies verringert das Fehlerrisiko und stellt sicher, dass die Ausgaben immer korrekt zugewiesen werden. Im Card Management System legen Sie fest, welche Rechte Sie jedem Benutzer zuweisen, basierend auf der Rolle, die er im Workflow Ihres Unternehmens erfüllt.
Verwaltung von Limits und Überwachung der Ausgaben in Echtzeit
Legen Sie Limits pro Karte, Team oder Standort fest und sperren Sie unerwünschte Kategorien wie Geldautomaten oder Kasinos. Überwachen Sie alle Transaktionen in Echtzeit. Erhalten Sie Push-Benachrichtigungen, wenn Ausgaben anfallen, und sperren Sie verdächtige Karten sofort. Filtern Sie nach Zeitraum oder Kategorie und exportieren Sie Daten mit einem Klick in Ihr Buchhaltungspaket.
Was unsere Kunden sagen
Dank SimpledCard haben wir die volle Kontrolle über unser Ausgabenmanagement übernommen. Die Einblicke in Echtzeit und die automatischen Genehmigungen sparen uns jeden Tag viel Zeit und sorgen für Transparenz in unserem Team.
Alle Teams haben jetzt Zahlungskarten, um Ausgaben zu tätigen. Die Budgets können bei Bedarf angepasst werden. Sämtliches Bargeld ist nun aus den Büros verschwunden. Selbstverwaltete Teams können mühelos mit SimpledCard arbeiten.
Die Pflegeteams rechnen die Ausgaben über die App ab, so dass wir nicht mehr Hunderte von Excel-Tabellen manuell eingeben müssen. Wir können die Ausgaben in Echtzeit überwachen und bei Bedarf eingreifen.
Die Abrechnungen erfolgen jetzt immer digital. Wir sind mit der Bearbeitung der Ausgaben auf Projektebene einen Tag später auf dem neuesten Stand. Das Reservoir an Vorschüssen und Quittungen ist dank der SimpledCard ausgetrocknet.
Wie es funktioniert.
- 1. Melden Sie einen Benutzer an
Melden Sie sich bei der Web-App an und klicken Sie auf “Neuer Benutzer”. Wählen Sie, welche Rolle der Mitarbeiter erhält und welche Zahlungsmethoden er nutzen kann. Sie legen das Budget fest (pro Tag, Woche oder Monat) und entscheiden, wo die Karte verwendet werden kann. Falls erforderlich, sperren Sie Kategorien wie Tankstellen oder Geldautomaten. Wenn Sie dem Mitarbeiter keine Karte ausstellen wollen, können Sie ihm auch nur Spesenabrechnungsrechte geben.
- 2. Verteilen Sie die Zahlungsmittel an den Arbeitnehmer
Sobald Sie die Karte in der Web-App verknüpft haben, händigen Sie sie dem Mitarbeiter aus. Physische Karten geben Sie aus Ihrem Bestand aus, virtuelle Karten erscheinen sofort in der mobilen App. Der Mitarbeiter aktiviert die Karte selbst und erhält die PIN über die App.
- 3. Transaktionen überwachen und Warnungen erhalten
Jede Ausgabe erscheint in Ihrem Dashboard, wo Sie nach Mitarbeiter, Team, Zeitraum oder Kategorie filtern können. Sie erhalten Push-Benachrichtigungen bei Transaktionen oder bei Budgetüberschreitungen und überprüfen über die Web-App, ob alle Ausgaben den richtigen Beleg und die richtige Begründung haben. Sie haben immer einen vollständigen Prüfpfad.
- 4. Budgets und Rechte unmittelbar anpassen
Wenn ein großes Projekt mehr Budget benötigt, erhöhen Sie Ihr Limit mit einem Klick. Während des Urlaubs sperren Sie vorübergehend Karten, und bei Ausscheiden eines Mitarbeiters ziehen Sie die Karte ein und verteilen das Budget auf andere Karten. Die Karten können problemlos für neue Mitarbeiter wiederverwendet werden. Sie nehmen alle Änderungen selbst vor, ohne ein Ticket oder einen Telefonanruf.
Sind Sie startklar, Ihre Zahlungsmittel selbst zu verwalten?
In einer Demo können Sie sehen, wie Sie innerhalb von Minuten Karten ausgeben, Limits setzen und alle Ausgaben in Echtzeit überwachen. Ohne Eingreifen der Bank.
Finanzteams über SimpledCard
Häufig gestellte Fragen
- Wer kann das Card Management System nutzen?
Das Card Management System wurde für Finanzteams, Controller und Manager entwickelt, die für die Ausgabenverwaltung zuständig sind. Sie entscheiden, wer Zugang erhält und welche Rolle jemand hat. Die Mitarbeiter können sich auch in der Web-App anmelden, um Belege hochzuladen oder ihre Ausgaben einzusehen. Die mobile App bietet außerdem zusätzlichen Komfort für unterwegs.
- Welche Rollen kann ich festlegen und welche Bedeutung haben sie?
Sie weisen den Benutzern Rollen zu, je nachdem, was sie auf der Plattform tun dürfen. Denken Sie dabei an Rollen wie Administrator, Genehmiger oder Benutzer. Jede Rolle hat bestimmte Rechte, z. B. Karten auszustellen, Budgets anzupassen oder nur Transaktionen einzusehen. Auf diese Weise legen Sie genau fest, wer was im System tun darf.
- Wie kann ich die Limits bei Bedarf anpassen?
Sie passen die Limits mit ein paar Klicks in der Web-App an. Wählen Sie die Karte aus, ändern Sie das Tages-, Wochen- oder Monatsbudget und bestätigen Sie. Das neue Limit ist sofort aktiv. Sie tun dies, wenn Projekte mehr Budget benötigen oder wenn Sie die Limits vorübergehend senken möchten.
- Kann ich Karten vorübergehend sperren, ohne sie zu deaktivieren?
Ja, Sie können Karten über die Web-App oder die mobile App vorübergehend sperren. Das ist nützlich im Urlaub oder wenn ein Mitarbeiter vorübergehend keine Ausgaben tätigen muss. Bei Bedarf heben Sie die Sperrung der Karte wieder auf. Der Saldo und alle Einstellungen bleiben erhalten.
- Wie lege ich Mehrwertsteuersätze, Kostenarten und Projektcodes fest?
Sie konfigurieren Ihre gesamte Buchhaltungsstruktur einmalig in der Web-App. Fügen Sie Ihre Mehrwertsteuersätze, Kostenarten und Projektcodes so hinzu, wie Sie sie in Ihrer Buchhaltung verwenden. Entscheiden Sie, welche Auswahl pro Team zur Verfügung steht. Die Mitarbeiter wählen dann aus den richtigen Optionen aus, was Fehler verhindert und eine korrekte Kostenzuordnung gewährleistet.
- Kann ich Transaktionen nach Team oder Zeitraum filtern?
Ja, Sie filtern Transaktionen nach Mitarbeiter, Team, Zeitraum, Kategorie oder Projekt. Wählen Sie die von Ihnen benötigten Filter aus, und das System zeigt nur die relevanten Transaktionen an. Dann exportieren Sie die gefilterten Daten mit einem einzigen Klick nach Excel oder in Ihr Buchhaltungspaket.
- Kann ich die Karten für neue Mitarbeiter wiederverwenden?
Ja, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entkoppeln Sie die Karte und weisen sie einem neuen Mitarbeiter zu. Das Guthaben und die Einstellungen passen Sie an die neue Funktion an. Die Karte muss nicht ersetzt werden. Das spart Zeit und verhindert, dass Sie ungenutzte Karten auf Lager haben.
- Wie erhalte ich Zugriff auf den vollständigen Prüfpfad?
Der Prüfpfad ist automatisch in der Web-App verfügbar. Sie können sehen, wer welche Karte wann benutzt hat, wer sie genehmigt hat und welche Änderungen vorgenommen wurden. Filtern Sie nach Zeitraum oder Benutzer, um bestimmte Informationen zu finden. Diese Historie ist für Audits und Compliance unerlässlich.
Ihre Plattform für
transparente Ausgabenverwaltung
Geben Sie Ihrem Team Zahlungskarten aus, die Sie selbst verwalten
Physische und virtuelle Karten, die Sie direkt an Mitarbeiter oder Teams ausgeben. Ersetzen Sie Vorschüsse, Bargeld und lose Kreditkarten durch eine integrierte Lösung.
Spesenabrechnungen in wenigen Minuten erledigen
Die Mitarbeiter fotografieren den Beleg und fügen eine kurze Erklärung hinzu. Bearbeiten Sie Anträge in einer Minute, ohne Papierkram und Bürokratie.
Bezahlen Sie Lieferanten ohne Probleme und mit voller Kontrolle
Laden Sie die Rechnung hoch, genehmigen Sie sie gemäß Ihrem Arbeitsablauf und leiten Sie die Zahlung in einem einzigen transparenten Ablauf ein.
Ein Geschäftskonto, das einfach funktioniert
Wählen Sie eine oder mehrere niederländische IBANs von Adyen, die mit all Ihren Karten und Zahlungsströmen verknüpft sind. Einfache Verwaltung ohne komplexe Mehrfachkontenstrukturen, die Verwirrung stiften.
Vom Beleg bis zur Abrechnung. Wo auch immer Sie sind
Die Mitarbeiter organisieren ihre Ausgaben unterwegs, während das Finanzteam alles zentral verwaltet. Für iOS und Android.
Genehmigungsregeln, die zu Ihrer Organisation passen
Von der einfachen einstufigen Genehmigung bis zur mehrstufigen Genehmigung mit so vielen Kontrolleuren, wie Ihr Unternehmen benötigt. Konfigurieren Sie es einmal und lassen Sie das System den Rest erledigen.
Stets aktueller Einblick in Ihre Geschäftsausgaben
Sie sehen sofort, wo die Budgets stehen und welche Ausgaben noch offen sind. Keine Überraschungen mehr am Monatsende, sondern volle Transparenz.
Verknüpfen Sie Ihre Systeme und automatisieren Sie Ihre Verwaltung
Funktioniert nahtlos mit Buchhaltungspaketen wie DATEV und Exact Online. Die Transaktionen werden automatisch mit den richtigen Hauptbuchkonten synchronisiert.