Elvy-Anbindung an SimpledCard.
Die Elvy-Anbindung an SimpledCard optimiert die Abwicklung von Geschäftsausgaben – von der Zahlung bis zur Genehmigung. Mitarbeiter bezahlen mit ihrer SimpledCard-Karte oder reichen eine Spesenabrechnung ein und erfassen den Beleg direkt, während die Finanzabteilung weiterhin mit dem bestehenden Genehmigungsworkflow in Elvy arbeitet.
Warum eine Elvy-Anbindung an SimpledCard?
Mit SimpledCard können Sie kontrollierte Zahlungsabläufe und Ausgabenmanagement in Ihren bestehenden Elvy-Arbeitsablauf integrieren. So erweitern Sie den Prozess für geschäftliche Ausgaben, ohne für SimpledCard-Ausgaben einen separaten Prüf- und Genehmigungsprozess einrichten zu müssen.
Wöchentliches Budget
€ 2000,-
Keine manuellen Ergänzungen mehr
Der Beleg und die Finanzdaten wie Hauptbuchkonto, Umsatzsteuer und Kostenstelle werden in Elvy übernommen. Auch Projekt, Kunde und Kostenträger können übernommen werden.
Sparen Sie Zeit bei großen Mengen
Geben Sie die Ausgaben einzeln ein oder gruppieren Sie sie nach Karte und Zeitraum. So muss die Finanzabteilung nicht jede einzelne der vielen kleinen Ausgaben separat bearbeiten.
Arbeite weiter in Elvy
Die Genehmigung von SimpledCard-Ausgaben erfolgt weiterhin in Elvy, sodass die Finanzabteilung keinen separaten Genehmigungsablauf verwalten muss.
Ausgaben im Blick – schon beim Bezahlen
Mit SimpledCard legen Sie im Voraus die Regeln für geschäftliche Ausgaben fest und behalten einen besseren Überblick über die Ausgaben. So kann die Finanzabteilung bei Bedarf sofort gegensteuern.
- Legen Sie Budgets und Limits pro Karte, Team oder Projekt fest;
- Bestimmte Produktkategorien blockieren;
- Transaktionen und verfügbare Budgets in Echtzeit einsehen;
- Lassen Sie Budgets automatisch ergänzen oder passen Sie sie direkt an;
- Lassen Sie die Mitarbeiter Belege unmittelbar nach der Zahlung erfassen und mit den erforderlichen Angaben ergänzen.
So funktioniert die Elvy-Anbindung
Die Elvy-Anbindung an SimpledCard funktioniert mit zwei Datenströmen: Die Abrechnung geht an Elvy, während die Kartentransaktion separat an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet wird. Dort wird die Kartentransaktion mit der entsprechenden Kostenbuchung abgeglichen.
Von SimpledCard zu Elvy:
- Die Finanzdaten werden über UBL übermittelt, zusammen mit dem dazugehörigen Beleg;
- Ausgaben können einzeln oder zusammengefasst nach Karte und Zeitraum an Elvy übermittelt werden;
- Bei der Sammelverarbeitung bleiben die einzelnen Ausgaben und Belege sichtbar.
In Elvy und der Finanzbuchhaltung:
- Die Abrechnungen durchlaufen den bestehenden Genehmigungsablauf in Elvy;
- Nach der Genehmigung wird der Bericht von Elvy an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet;
- Die Kartentransaktion wird separat von SimpledCard übermittelt und in der Finanzbuchhaltung mit der entsprechenden Kostenbuchung abgeglichen.
Über Elvy
Elvy automatisiert finanz- und verwaltungstechnische Prozesse, darunter die Rechnungsbearbeitung und -freigabe. Mit umfangreichen Workflows und Anbindungen an Finanz- und ERP-Systeme lässt sich die Software nahtlos in Ihre bestehende Verwaltungsstruktur integrieren.
SimpledCard übermittelt die Ausgaben für Geschäftskarten als Abrechnung an Elvy. So können auch diese Ausgaben im Rahmen des bestehenden Finanzworkflows geprüft und verarbeitet werden.
Was unsere Kunden sagen
Die Freigabe der Rechnungen und die Erfassung in Elvy laufen reibungslos. Die Ausgaben in SimpledCard musst du nicht mehr prüfen, sondern kannst sie ganz einfach in einen Elvy-UBL-Export umwandeln. Auch die Belege werden in Elvy eingelesen, was den gesamten Prozess erheblich vereinfacht.
So verbindest du Elvy mit SimpledCard
- 1. Eine Demo vereinbaren
Wir zeigen Ihnen, wie SimpledCard mit Elvy zusammenarbeitet, wobei wir von Ihren derzeitigen Finanzprozessen und Genehmigungsabläufen ausgehen.
- 2. Werden Sie Kunde
Nach Vertragsabschluss und der gesetzlich vorgeschriebenen KYC-Prüfung richten wir Ihre Umgebung ein und Sie bestellen Karten für Ihre Mitarbeiter.
- 3. Passen Sie die Elvy-Verbindung an
Wir legen gemeinsam fest, wie Sie Ihre SimpledCard-Ausgaben an Elvy übermitteln möchten: einzeln oder zusammengefasst nach Karte und Zeitraum.
- 4. Richten Sie die Verbindung gemeinsam ein
Im Rahmen des Onboardings richten wir die UBL-Übermittlung ein und überprüfen, ob Belege und Finanzdaten korrekt in Elvy eingehen. Anschließend können die Ausgaben über Ihren bestehenden Elvy-Prozess bearbeitet werden.
Fang noch heute mit Elvy und SimpledCard an
Und erfahren Sie, wie Sie die Abwicklung von Geschäftsausgaben – von der Zahlung bis zur Genehmigung – optimieren können.
Häufig gestellte Fragen
- Für welche Elvy-Kunden ist das interessant?
Für Unternehmen, in denen Mitarbeiter derzeit Ausgaben vorstrecken, sowie für Unternehmen, die mit Kreditkarten arbeiten und diese monatlich manuell abrechnen.
- Ändert sich etwas an unserem Genehmigungsablauf?
Nein. SimpledCard-Ausgaben durchlaufen einfach Ihren bestehenden Genehmigungsablauf in Elvy. Es kommt also kein separater Ablauf hinzu.
- Was kostet die Elvy-Anbindung?
Der Buchhaltungsanbindungen sind ein kostenpflichtiges Add-on zu Ihrem SimpledCard-Paket. So bleibt das Basispaket übersichtlich und Sie zahlen nur für die Verbindung, die Sie tatsächlich nutzen.
- Wann werden meine Kartentransaktionen übermittelt?
Nur abgewickelte (settled) Transaktionen werden an Elvy weitergeleitet. Damit sollen doppelte oder vorzeitige Buchungen verhindert werden.
- Gilt das auch für befristete oder externe Mitarbeiter?
Ja. Sie aktivieren SimpledCard-Zahlungskarten pro Benutzer mit individuellen Limits und zulässigen Ausgabenarten, ohne Verknüpfung mit der Personalabteilung.
- Wie werden Spesenabrechnungen der richtigen Kostenstelle zugeordnet?
Kostenarten richten Sie pro Team in SimpledCard ein. Diese Daten übernehmen Sie bei der Buchung in Ihre Buchhaltungssoftware.
- Können wir Spesenabrechnungen auch über Elvy genehmigen lassen?
Ja. Eine Spesenabrechnung wird ebenso wie eine Kartenausgabe mit Beleg in Elvy erfasst und durchläuft dort denselben Genehmigungsablauf. Nach der Genehmigung überweisen Sie den Betrag von Ihrem Geschäftskonto über SimpledCard an den Mitarbeiter.