Cash Management: So bringt Ihr Unternehmen es auf Kurs

Kassenführung - 7 min

Es gibt immer noch Unternehmen, die es versäumen, kleine Transaktionen strukturell und im Detail zu erfassen. Das ist bemerkenswert, denn eine gründliche Verwaltung der täglichen Ausgaben, das Cash Management, ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung.
In der Tat können sich all diese kleinen Beträge zu großen Kosten summieren. Und wenn die Registrierungsprozesse und -strukturen nicht richtig funktionieren, lauern Fehler.

Haben Sie das nicht im Griff? Dies kann dann zu unerwarteten Rückschlägen, einem verzerrten Bild der (finanziellen) Realität oder sogar zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen. Investieren Sie daher in ein solides Cash-Management.

❯  Was ist Cash Management?
❯  Das Ende des kleinen Gewächshauses?
❯  Eine gute Organisation von Bargeld ist sehr wichtig
❯  So organisieren Sie Ihre Zahlungsströme
❯  Verwenden Sie bereits eine Cash-Management-Software?
❯  Innovative Unterstützung beim Online-Cash-Management

Was ist Cash Management?

Das Cash Management ist ein System, das sich mit der Finanzlogistik in Organisationen befasst. Sein Ziel? Beherrschung des Kassenbestandes durch Rationalisierung, Überwachung und Verwaltung der Geldflüsse.
Organisationen, die ihre Kassenführung in Ordnung haben, wissen immer genau, wie es um ihren Cashflow und ihr Betriebskapital bestellt ist. Darüber hinaus bietet ein gut organisiertes System alle möglichen Anhaltspunkte, um die Liquiditätslage zu optimieren, die (Zins-)Kosten der Zahlungsströme zu minimieren und die (Zins-)Erträge zu maximieren.

Das Ende des kleinen Gewächshauses?

Kleine und große Organisationen arbeiten bundesweit immer noch damit: die Portokasse, eine begrenzte Reserve Bargeld Für Ad-hoc-Ausgaben.
Zum Beispiel, um einen Blumenstrauß für einen Kollegen zu besorgen, einen Firmenwagen aufzutanken oder ein Mittagessen mit einem potenziellen Kunden zu vereinbaren. Wenn Sie einen Tresor mit Bargeld zur Verfügung haben, können Sie die täglichen Geschäftsausgaben schnell und einfach vorstrecken.
Wenn Ihr Unternehmen aus mehreren Niederlassungen besteht, können Sie jedem Standort ein Budget zuweisen und einen Mitarbeiter für die Kassenführung verantwortlich machen. Diese Person behält den Überblick darüber, welche Kollegen was und wofür ausgegeben haben. Die Quittungen gehen an diese Person. Und wenn nötig, wird er oder sie ein neues Budget beantragen.

Da das oft zeitraubende Verfahren der Vorschussbeantragung entfällt und die Finanzabteilung nicht für jede Kleinigkeit zuständig ist, können Entscheidungen auf Abteilungs- oder Büroebene schneller getroffen werden.
Klingt gut, oder? Auf dem Papier ist es das auch, aber vielleicht auch ein bisschen altmodisch. Die Arbeit mit Bargeld birgt Risiken und ist mit viel Aufwand und Vorschriften verbunden. Daher gehen immer mehr Organisationen zum bargeldlosen Zahlungsverkehr über.

Eine gute Organisation von Bargeld ist sehr wichtig

Theoretisch kann man mit einer kleinen Finanzverwaltung die alltäglichen Ausgaben eines Unternehmens leicht bewältigen. In der Praxis sind jedoch viele Finanzteams damit überfordert.
Ein häufiges Problem ist nämlich, dass die effiziente Bewirtschaftung von kleinen Gewächshäusern mit der Zeit nachlässt. Und dafür gibt es eine gute Erklärung:  

• Verantwortliche Manager haben oft keinen buchhalterischen Hintergrund. 
• Das Cash-Management gehört in der Regel nicht zu ihrem Kerngeschäft. 
• Der Verwaltungsaufwand für die Führung von Kassenbüchern ist hoch.
• Viele Unternehmen arbeiten noch immer mit physischen Belegen und unübersichtlichen, unvollständigen Tabellen.

Außerdem: Weil wirksame Kontrollen und Gegenkontrollen auf kleinen Geldkonten regelmäßig fehlen, ist das Risiko von Fehlern (und sogar Betrug) höher.
Wenn unerwünschte Situationen auftreten, bleiben sie manchmal lange Zeit unentdeckt. Oft kommen sie erst bei externen Audits ans Licht.
Zum Glück gibt es viele Möglichkeiten, Ihr Cash Management auf Kurs zu bringen und Geschäftsausgaben effektiver zu verwalten.

So organisieren Sie Ihre Zahlungsströme

Wollen Sie Ihr Cash Management strukturell verbessern? Dann fangen Sie nicht an, wie ein kopfloses Huhn Brände in Ihrer Organisation zu löschen.
Auf diese Weise schaffen Sie zwar kurzfristig etwas Frieden, aber die zugrunde liegenden Probleme werden wahrscheinlich bestehen bleiben.
Es ist besser, mit den Grundlagen zu beginnen:

• Berechnen Sie, wie viel Zeit (und damit Geld) die Bargeldverwaltung jetzt kostet. 
• Finden Sie heraus, wie viele Arbeitsstunden für den Transport von Bargeld an verschiedene Standorte aufgewendet werden.
• Erstellen Sie für jede Portokasse eine Übersicht über die Anzahl der Benutzer und die Anzahl der Zahlungen pro Abrechnungszeitraum.
• Vergleichen Sie: Was ist der Vorteil einer zentralen Finanzverwaltung gegenüber mehreren lokalen Finanzverwaltungen? Können Zahlungen und bestimmte Verwaltungsschritte digitalisiert und/oder automatisiert werden? 

Was auch immer Sie tun, bleiben Sie konzentriert!
Indem Sie klare Prioritäten setzen, ein Element nach dem anderen bearbeiten und die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt einbeziehen, arbeiten Sie gezielter an der Lösung. 
Beginnen Sie zum Beispiel mit einer neuen Struktur für Spesenabrechnungen. Überlegen Sie, was nötig ist, um Spesen schneller zu buchen und zu bearbeiten.
Die Digitalisierung liegt auf der Hand. Denn damit kann man in der Regel einen großen Effizienzgewinn erzielen. 

Verwenden Sie bereits eine Cash-Management-Software?

Es ist sonnenklar: Für eine gesunde Finanzorganisation ist es enorm wichtig, den Überblick über kleine Ausgaben zu behalten und alle Transaktionen genau zu erfassen. 
A digitales Cash-Management-System kann helfen.
Mit einer solchen (Online-)Plattform automatisieren Sie zeitaufwändige Aufgaben und verringern die Fehlerquote, indem Sie die richtigen Kontrollen und Abgleiche hinzufügen.
So haben Sie mehr Kontrolle über die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter:  

Erstellen Sie eine Ausgabenpolitik

Mit einer klaren Spesenpolitik kann Ihre Organisation Spesen schnell und sauber abrechnen. Legen Sie zum Beispiel fest, für welche Zwecke die Portokasse verwendet werden kann, wie hoch die Obergrenzen sind und wie schnell Spesenabrechnungen ausgezahlt werden. 

Spesenabrechnungen digitalisieren

Wenn Sie kleine Registrierkassen digitalisieren, sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter sie schneller und einfacher nutzen können. Es gibt zum Beispiel alle möglichen Online-Tools, mit denen sie Fotos von physischen Belegen in Ihre Unterlagen hochladen können.

Konten täglich abstimmen

Behalten Sie den Überblick über Ihre Finanztransaktionen, indem Sie Ihre Konten täglich abstimmen. Erwägen Sie die Verwendung einer App, um die täglichen Ausgaben zu erfassen. So können Sie sicher sein, dass Sie immer mit genauen Daten arbeiten.

Ausgaben in Echtzeit verfolgen

Indem Sie die Ausgaben in Echtzeit verfolgen, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmensbudget überschritten wird, erheblich.
Mit der richtigen digitalen Lösung können Nutzer Quittungen sofort nach dem Kauf online einreichen und Ausgaben automatisch erfassen, wenn sie etwas ausgeben. 
So können Sie genau sehen, wann die Budgetgrenzen überschritten zu werden drohen.

Innovative Unterstützung beim Online-Cash-Management

Wie auch immer das Bargeldmanagement in Ihrem Unternehmen organisiert ist, die Chancen stehen gut, dass Sie mit SimpledCard Ihr Geschäftskostenmanagement auf die nächste Stufe bringen.
Dank der benutzerfreundlichen Online-Plattform benötigen Sie keine Kassenbücher mehr, da die Aufzeichnung, Abrechnung und Prüfung von Transaktionen vollständig digital erfolgt.
Die autorisierten Mitarbeiter erhalten eine Prepaid-Debitkarte mit einem persönlichen Ausgabenlimit, das von den Finanzkollegen per Knopfdruck festgelegt werden kann geändert. 
Die Ausgaben können jederzeit und überall in Echtzeit eingesehen werden. Und Quittungen für Forderungen werden einfach im sicheren Online-System gespeichert.
Das spart Ihren Mitarbeitern viel Zeit, Ihre Finanzabteilung behält immer den Überblick und Sie können blitzschnell Entscheidungen treffen.

Kontaktieren Sie uns zu Cash Management

Sie fragen sich, wie Sie SimpledCard in Ihrem Unternehmen einführen können, um Ihren Mitarbeitern eine sichere Alternative zu Bargeld zu bieten und dem Finanzteam die Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu ermöglichen?
Unsere Finanzexperten beraten Sie gerne, welche Cash-Management-Lösungen zu Ihrem Unternehmen, Ihren Bedürfnissen und Ihren Zielen passen.