Het sneller deponeren van de jaarrekening

Elk jaar weer hebben zorginstellingen er mee te maken; de jaarrekening. Om inzicht te krijgen in de financiële situatie en verantwoording af te kunnen leggen aan derden. Door de transitie en de verschillen tussen gemeenten en regio’s in 2015 kost een juiste en zorgvuldige registratie een hoop administratief werk, met een enorme tijdsdruk. Maar met de mogelijkheden van tegenwoordig kunnen zorginstellingen op tijd en met minder werk de financiële situatie inzichtelijk krijgen.

Wettelijk verplicht

Zorginstellingen dienen elk jaar verantwoording af te leggen over de prestaties op het gebied van zorg- en dienstverlening en ondersteuning. Maar ook zijn ze wettelijk verplicht om jaarlijks inzicht te geven in de manier waarop ze het geld uit de AWBZ en Zorgverzekeringswet besteden. Instellingen hebben zo de mogelijkheid maatschappelijke verantwoording af te leggen over de besteding van publiek geld en over de totale organisatie van de instelling. Op deze manier wordt bijgedragen aan transparantie binnen de zorgsector.

Verantwoordelijkheid ligt bij zorginstellingen

Door de decentralisatie hebben zorginstellingen de ruimte om een eigen beleid te maken voor een bestuur. Zorgaanbieders krijgen hierdoor meer te maken met de gevolgen van hun eigen keuzes en kunnen bijvoorbeeld failliet gaan. Het is dus van groot belang dat ze hun jaarrekening op orde hebben om te bewijzen dat betaalde zorg daadwerkelijk geleverd is. Maar de juiste en zorgvuldige registratie in 2015 kost meer tijd door de transitie en de verschillen tussen gemeenten en regio’s. Alle beschikkingen en verwijzingen moeten op orde zijn. Geen bewijs, betekent geen goedkeuring en mogelijke problemen met de vergoeding van de gemeenten en bankgaranties. Honderden zorginstellingen dreigen dit jaar dan ook geen goedkeuring van de jaarrekening te krijgen.

Financiële situatie snel inzichtelijk

Door deze verschuiving is het noodzaak voor zorginstellingen om de financiële situatie zo snel mogelijk inzichtelijk te hebben. Tegenwoordig kan dit door gebruik te maken van declaratiesoftware en deze te koppelen aan de boekhouding. Medewerkers declareren digitaal, transacties worden direct in de boekhouding verwerkt en bonnetjes kunnen via de mobiele app worden toegevoegd en met de juiste referentie worden gekoppeld. Losse bonnetjes, het invullen van formulieren en handmatige verwerking is hierdoor verleden tijd. Om beter te kunnen budgetteren is het gebruik van prepaid betaalpassen een geschikte oplossing. Medewerkers krijgen een eigen betaalpas met bestedingslimiet. Zo is vooraf te budgetteren wat er per maand wordt uitgegeven, is er controle over alle uitgaven en hoeven medewerkers niet meer zelf voor te schieten.