Elke organisatie heeft haar eigen strategie voor onkostenbeheer. Voor financiële teams gaat het hierbij om het gepaste niveau van controle over de bedrijfsuitgaven. Om deze zakelijke onkosten zo goed mogelijk te beheren en controleren, kun je onderstaande punten in acht nemen.
Want hoe bied je jouw medewerkers binnen het expense management beleid flexibiliteit, terwijl je tegerlijkertijd zorgt voor veiligheid integriteit?
Het begint allemaal met een duidelijke expense management policy (ook wel onkostenbeheer-beleid genoemd) voor de medewerkers. Als medewerkers niet volledig op de hoogte zijn van de expense management policy, dan kan dit voor verwarring zorgen binnen de organisatie.
Medewerkers kunnen bijvoorbeeld te veel onkosten maken en achteraf een vergoeding eisen voor de extra kosten, terwijl deze niet binnen het budget blijken te passen. Dit kan leiden tot afwijkingen in de budgettering.
Een duidelijke expense management strategie en bijbehorende beleidsdocumentatie zorgen voor waarborging van de budgettering van de organisatie. Als er een duidelijke expense management policy is, zullen medewerkers zich daar vaak aan houden.
Alvorens dieper in te gaan op de expense management strategie en policy, is het goed om eerst de verschillende soorten zakelijke uitgaven van medewerkers door te nemen.
Onkosten die het personeel maakt
Bedrijfsuitgaven zijn kosten die het personeel maakt tijdens de uitvoering van hun werk. De werknemer verwacht dat de werkgever deze bedrijfsgerelateerde kosten terugbetaalt.
Er zijn veel verschillende soorten zakelijke onkosten van werknemers, van lunch tot kleine kantoorbenodigdheden. Deze bestaan uit vaste kosten (kosten die gelijk blijven) en variabele bedrijfskosten (kosten die kunnen fluctueren).
De kosten kunnen per bedrijf, type organisatie en teamstructuur sterk verschillen. Afhankelijk van jouw business model en budgetten zijn er eventueel manieren om op deze kosten te besparen.
Te nemen stappen voor controle over de bedrijfsuitgaven en gedegen onkostenbeheer
Het beheren van alle bedrijfsgerelateerde uitgaven van medewerkers kan tijdrovend zijn en een gedoe voor het financiële team. Er zijn gelukkig mogelijkheden om het declaratieproces minder bewerkelijk te maken.
Het beheren van de uitgaven van werknemers is een kwestie van duidelijk beleid en het hebben van de juiste tools om realtime monitoring uit te kunnen voeren.
Door de operationele kosten van het bedrijf nauwlettend in de gaten te houden en de kostenberekening goed te stroomlijnen, kun je veel van het tijdrovende werk elimineren.
Als je dit op de juiste manier doet, werk je richting een gezond onkostenbeheer beleid wat bijdraagt tot een waterdicht proces. Volg de volgende vijf stappen om je op weg te helpen naar een waterdicht declaratieproces.
1.Creëer een beleid voor onkostenvergoedingen:
Beleidsmaatregelen zijn een goede manier om verwachtingen te stellen en te zorgen dat er geen grijze gebieden voor werknemers ontstaan. De expense management policy bepaalt welke betaalmiddelen werknemers kunnen gebruiken voor het betalen van zakelijke onkosten.
Stel specifieke voorwaarden aan welke betalingsmethoden kunnen worden gebruikt, welke soorten bonnen of facturen worden geaccepteerd en welke kostendetails je nodig hebt bij de declaratie.
Tevens toont het werknemers welke kostensoorten zij kunnen declareren (transport, maaltijden, hardware, telecommunicatie) en welke maximumbedragen hierbij van toepassing zijn (bijv. 50 euro max. per medewerker voor een zakelijke maaltijd).
De beleidsregels gelden voor iedereen binnen de organisatie. Een veel voorkomende oorzaak van overtredingen van de expense management policy is een gebrek aan bewustzijn en begrip. Zorg er dus voor dat de policy voor iedereen goed toegankelijk en leesbaar is.
2. Stel een budget vast voor specifieke onkosten, medewerkers en teams:
Bepaal budgetten die gemakkelijk te hanteren zijn, gebaseerd op de bestedingsgewoonten en de liquiditeit van de organisatie. Door teams te voorzien van een maximaal budget voor iedere kostensoort, kunnen ze activiteiten plannen en de zakelijke uitgaven goed in de gaten houden.
Zelfs als de bedragen voor uitgaven zoals zakenreizen, hotelovernachtingen, restaurants, aankoop van apparatuur of andere benodigdheden niet in steen gebeiteld zijn, zal dit bijdragen tot een meer bewuste omgang met de uitgaven.
Wanneer werknemers zich bewust zijn van wat ze kunnen uitgeven, zullen ze als team ook betere zakelijke beslissingen nemen. Je kunt budgetten zelfs specifiek voor een werknemer per dag, week of maand vaststellen.
3. Bied passende betalingsmethoden:
Om efficiënte en veilige uitgaven te ondersteunen, is het belangrijk dat medewerkers altijd een passend betaalmiddel tot hun beschikking hebben. Gebruikelijke methoden zoals contante voorschotten en creditcards kunnen later in jouw workflow voor extra administratieve rompslomp zorgen.
Eén van de beste en meest geschikte methoden is het gebruik van prepaid betaalkaarten, omdat deze gemakkelijk kunnen worden geïntegreerd in een digitaal declaratieproces.
Met prepaid pinpassen kun je voor iedere periode de budget top-ups automatiseren, zodat kaarthouders altijd precies weten wat ze die maand kunnen uitgeven. Op deze manier kun je contant geld volledig vervangen en zorgt het tegelijkertijd voor veiligere zakelijke betalingen.
4. Digitaliseer declaraties met onkostenbeheer-software:
Een van de meest voorkomende knelpunten binnen expense management is dat medewerkers alle bonnen en verantwoordingen op tijd moeten indienen. Traditionele papieren formulieren zijn vaak tijdrovend om te verwerken.
Het automatiseren van dit proces helpt je om het verwerkingsproces te versnellen, teams meer flexibiliteit te bieden en maakt tijd vrij voor andere belangrijke taken.
In plaats van met fysieke bonnen te moeten rond slepen, kun je de voordelen gebruiken van een mobiele declaratie app. Wanneer een teamlid voor iets betaalt, kan hij of zij het bonnetje direct fotograferen met zo’n app.
Als de app aan de elektronische betaalkaart is gekoppeld, wordt het betalingsbewijs automatisch aan de juiste transactie gekoppeld.
5. Integreer onkostenbeheer met het boekhoudprogramma:
De meeste apps voor het bijhouden van zakelijke onkosten maken het mogelijk om op maat gemaakte kostensoorten, kostenplaatsen en btw-tarieven in te stellen.
Gebruik dit soort gespecialiseerde systemen voor volledige controle over de uitgaven. Deze apps automatiseren de toewijzing van bijvoorbeeld kostenplaatsen aan een specifiek project of klant.
Daarnaast kunnen eigen grootboeknummers toegewezen worden aan alle transacties. Een centraal management systeem stelt je in staat om de toewijzing van betaalkaarten, budgetten en goedkeuringen van declaraties te controleren.
Van hieruit heb je dan realtime zicht op de zakelijke uitgaven van iedere medewerker en team.
Hoe werkt dit beleid voor teams die op afstand werken?
Bij het organiseren van betalingen en uitgaven voor medewerkers op afstand ontstaan vaak enkele uitdagingen.
Wanneer je nog steeds met contante voorschotten of papieren declaratieformulieren werkt, bestaat de kans dat thuiswerkers of reizende medewerkers niet in staat zijn om noodzakelijke uitgaven op tijd te betalen of in te dienen.
Met behulp van speciale zakelijke betaalkaarten en expense management software kunnen ook remote teams deelnemen aan hetzelfde betaal- en declaratieproces, waar ze ook zijn ter wereld. Medewerkers op afstand maken vaak extra kosten om een mobiele werkomgeving te kunnen creëren.
Denk hierbij aan internet software-abonnementen, een draagbare wifi-adapter of een tweede monitor. Met prepaid Mastercard kaarten kunnen medewerkers eenvoudig betalen voor online zakelijke aankopen en bijvoorbeeld hotelreserveringen maken.
Expense management automatisering voor teams op afstand hoeft dus niet per se een complexe aangelegenheid te zijn. Om de controle te behouden, kunnen financiële teams gemakkelijk overgaan naar een meer gestroomlijnde en realtime oplossing.
Wanneer medewerkers veel kleine uitgaven doen, dan is het handig wanneer deze geïntegreerd zijn in één betaal- en declaratiesysteem.
Alleen zo kun je ervoor zorgen dat alle transacties, verantwoordingen en de controle hiervan waterdicht samen komen. Op die manier kun je de onkosten sneller en veiliger verwerken. Zo’n alles-in-één oplossing vindt Eric Smeding voor zijn team in SimpledCard.
Overstappen op paper-free onkostenbeheer
Als jouw bedrijf nog niet is overgestapt op digitaal expense management, kan het aanbod van expense management software overweldigend zijn. Het digitaliseren van het declaratieproces kan daarbij veel tijd besparen voor werknemers.
Daarnaast bespaart het enorm veel papier en draagt het dus bij aan meer duurzaam werken. Het digitaal vastleggen van betaalbewijzen en digitaal indienen van declaraties kan de doorlooptijd tussen een betaling en de daadwerkelijke administratieve verwerking drastisch verkorten.
Dit geeft financiële teams realtime inzicht in de zakelijke uitgaven en maakt dat ze slechts één klik verwijderd zijn van het goedkeuren en controleren van de zakelijke onkosten.
Een onkostenbeheer software kiezen
De markt met expense management software groeit snel en biedt tal van functionaliteiten. Veel bedrijven hebben de voordelen van het digitaal organiseren en beheren van zakelijke uitgaven al herkend.
Echter, het kiezen van een zakelijke expense management software die past bij de behoeften van het bedrijf, is zeker niet gemakkelijk. SimpledCard helpt je om in drie eenvoudige stappen digitaal het expense management te regelen:
Stap 1
Overweeg eerst om elektronische betaalkaarten voor alle zakelijke uitgaven in te zetten. Werknemers kunnen dan hun hotel, zakendiners, online abonnementen en kantoorbenodigdheden betalen zonder met privégeld te hoeven voorschieten. Tegelijkertijd ben je ook af van de langdurige creditcard aanvragen.
Stap 2
De volgende stap is het digitaliseren van zakelijke uitgaven en de bonnetjesregistratie. Sommige zakelijke expense management oplossingen maken het mogelijk om de gedigitaliseerde bonnen rechtstreeks aan de transactie te koppelen, waardoor het beheer van de bedrijfskosten nog efficiënter wordt.
Via de SimpledCard mobiele declaratie app wordt elke betaling aan de kassabon en de bijbehorende kostengegevens gekoppeld en veilig opgeslagen.
Stap 3
Tot slot kun je het proces zo instellen dat alle uitgaven in real time te controleren zijn. Eén centraal card management systeem voor zakelijke uitgaven, stelt je in staat om online budgetten te controleren en je eigen kostenstructuur en goedkeuringsproces toe te passen.
Deze manier van digitale verwerking garandeert een hoge mate van veiligheid en kan naadloos worden gekoppeld met je ERP of boekhoudprogramma.
Start vandaag met het onkostenbeheersysteem van SimpledCard. Plan nu een vrijblijvend gesprek met een van onze experts en breng samen in kaart welke oplossing bij jouw organisatie past.
sales@simpledcard.com
Haarlemmerstraat 124 E-F
