{"id":8740,"date":"2021-06-02T13:26:34","date_gmt":"2021-06-02T13:26:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.simpledcard.com\/blog\/hoe-kies-je-een-declaratiesoftware-voor-bedrijfsuitgaven\/"},"modified":"2026-02-04T13:39:52","modified_gmt":"2026-02-04T13:39:52","slug":"4-tips-for-choosing-the-best-expense-management-software","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/de-beste-uitgavenbeheer-software-voor-uw-bedrijf-kiezen\/","title":{"rendered":"How to choose a corporate expense claim software?"},"author":10,"featured_media":8875,"parent":0,"template":"","categories":[75],"class_list":["post-8740","blog","type-blog","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-onkostenbeheer"],"meta_box":{"faq":[],"titel_blog":"Hoe kies je een declaratiesoftware voor bedrijfsuitgaven?","excerpt_blog":"Een declaratiesoftware is een onmisbare tool voor bedrijven. Maar waarom heb je het precies nodig? Lees alles over declaratiesoftware in dit artikel.","blog_image":false,"tekst_sectie_1":"

Het beheren van zakelijke uitgaven is van groot belang voor elke organisatie. Maar het kan best lastig zijn om al deze uitgaven handmatig bij te houden. Het is eigenlijk een ineffectieve manier om het aan te pakken. Een betere oplossing voor het beheren van zakelijke uitgaven is het implementeren van een declaratiesoftware. <\/strong>
\nDe productiviteit van medewerkers neemt af als ze tijd verliezen met het bewaren en ordenen van betaalbewijzen en het indienen van declaraties. Finance managers moeten vervolgens de bonnetjes en onkostennota's handmatig doornemen en controleren voordat ze de declaraties goedkeuren.<\/span>
\nDaarom is declaratiesoftware een onmisbare tool voor bedrijven. Vooral voor bedrijven die groeien. <\/span>
\nDeclaratiesoftware automatiseert het hele proces waardoor het een stuk effici\u00ebnter wordt. <\/span>Declaraties kunnen snel worden ingediend en goedgekeurd. Waardoor de kans op fouten kleiner wordt en je grip krijgt op alle uitgaven.<\/span>
\n\u276f\u00a0 <\/span>Wat is declaratiesoftware?<\/a>
\n\u276f\u00a0 <\/span>Waarom heb je het nodig? <\/a>
\n\u276f\u00a0 <\/span>Hoe kies je de beste software voor onkostendeclaraties?<\/a>
\n\u276f\u00a0 <\/span>Top 3 gratis softwarepakketten voor onkostenbeheer<\/a>
\n\u276f\u00a0 <\/span>Top 3 declaratiesystemen met uitgebreide modules voor onkostenbeheer<\/a>
\n\u276f\u00a0 <\/span>Is een volledig ge\u00efntegreerd systeem beter?
\n<\/a><\/p>\n

Wat is declaratiesoftware?<\/h2>\n

Declaratiesoftware is een toepassing die zowel door medewerkers als door finance managers wordt gebruikt. Het doel ervan is het vereenvoudigen en automatiseren van het indienen en goedkeuren van onkostendeclaraties.<\/span>
\nWerknemers gebruiken het om zakelijke uitgaven te melden door foto's van aankoopbonnetjes online te uploaden en zo de gemaakte kosten te declareren. <\/span>
\nFinance teams kunnen vervolgens de onkostenclaims van alle medewerkers op \u00e9\u00e9n centrale plek terugvinden. De declaraties kunnen worden gecontroleerd en onkosten kunnen worden vergoed via de software.<\/span>
\nHet softwarepakket kan worden afgestemd op het onkostenbeleid van het bedrijf. Dat vermindert het risico op te hoge uitgaven voor goedgekeurde onkostenposten. Managers kunnen namelijk met de software bijtijds beleidsovertredingen opmerken.<\/span><\/p>\n

Waarom heb je een declaratiesoftware nodig?<\/h2>\n

Software voor uitgavenbeheer biedt voordelen voor het hele bedrijf. Het management krijgt met de software een compleet beeld van alle onkosten-uitgaven in het bedrijf. En de declaratie-analyses kunnen vervolgens worden gebruikt om weloverwogen managementbesluiten te nemen.<\/span>
\nDeclaraties van medewerkers kunnen makkelijk worden gecontroleerd en goedgekeurd door finance managers. Het administratieve team kan snel nagaan of het onkostenbeleid<\/a> van het bedrijf wordt nageleefd. En overtredingen van het beleid kunnen snel worden aangepakt.<\/span>
\nWerknemers hoeven niet langer allerlei vervelende, handmatige, handelingen uit te voeren om onkosten te declareren. Er is minder papierwerk en geen risico dat een declaratie wordt afgewezen, omdat het bonnetje kwijt is.<\/span><\/p>\n

Hoe kies je de beste software voor onkostendeclaraties?<\/h2>\n

Er is geen one-size-fits-all oplossing als het gaat om onkostensoftware. Een eenmanszaak heeft bijvoorbeeld een minder geavanceerd systeem nodig dan een grote multinational met duizenden werknemers.<\/span>
\nOnkostensoftware kan doorgaans worden onderverdeeld in drie categorie\u00ebn:<\/span><\/p>\n

    \n
  1. Basisoplossingen waarmee het mogelijk is de uitgaven eenvoudig te vergelijken met de declaraties.<\/span><\/li>\n
  2. Uitgebreide softwarepakketen, die een centraal dashboard, een mobiele app en individuele werknemersprofielen bieden.<\/span><\/li>\n
  3. Full-scope onkostenbeheersystemen, die bovenstaande bieden plus de mogelijkheid om betaalkaarten uit te geven aan werknemers.<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

    \u00a0<\/span>Declaratiesoftware is een snelgroeiende markt met producten in allerlei soorten en maten. Veel bedrijven kennen inmiddels de voordelen van het online organiseren en beheren van hun zakelijke onkosten.<\/span>
    \nMaar het kiezen van software dat aansluit bij de behoeften van je bedrijf, is zeker niet eenvoudig.<\/span><\/p>\n

    > Kenmerken waar je op moet letten<\/strong><\/h3>\n

    Hoe groter het bedrijf, hoe gevarieerder de uitgaven zullen zijn. Kies voor een softwarepakket dat grote teams kan ondersteunen en meerdere manieren voor het indienen van declaraties biedt.<\/p>\n

    > Betaalmogelijkheden integreren vereenvoudigt terugbetaling<\/strong><\/h3>\n

    Een centraal dashboard voor het volgen en monitoren van de zakelijke uitgaven is ook belangrijk. De software voor uitgavenbeheer moet het liefst ook worden ge\u00efntegreerd met gewenste betaaloplossingen. Op die manier kan het finance team de terugbetalingen in gang zetten vanuit het dashboard.<\/span><\/p>\n

    > Integratie met een declaratiesoftware is essentieel<\/strong><\/h3>\n

    De declaratiesoftware die je kiest, moet je ook kunnen integreren met externe boekhoudsoftware<\/a>. Allerlei taken kunnen dan worden geautomatiseerd en de financi\u00eble administratie hoeft niet meer handmatig onkostendeclaraties te verwerken om de boeken bij te werken.<\/p>\n

    Top 3 gratis softwarepakketten (basis modules) voor onkostenbeheer<\/h2>\n

    Om je te helpen de beste software te kiezen, zonder grote investeringen te hoeven doen, hebben we drie gratis softwareoplossingen geselecteerd.<\/p>\n

    1. Everlance<\/strong><\/h3>\n

    Everlance<\/a> biedt naadloze onkostenregistratie. Gebruikers kunnen foto's van aankoopbonnen uploaden om bedrijfsuitgaven te registreren. De app integreert ook bankrekeningen en creditcards om transacties automatisch vast te leggen. Het doet zelfs aanbevelingen, gebaseerd op de uitgaven, voor belastingaftrekmogelijkheden.<\/span> Everlance is een goede declaratiesoftware voor freelancers, zelfstandigen en kleine bedrijven. De app is gratis beschikbaar voor zowel iOS- als Android-toestellen.
    \n<\/span><\/p>\n

    2. Mint<\/strong><\/h3>\n

    Mint<\/a> biedt freelancers en kleine bedrijven een eenvoudige en gratis oplossing voor het bijhouden van bedrijfsonkosten. Het maakt gebruik van budgetcategorie\u00ebn om gebruikers te helpen hun uitgaven bij te houden. Ze kunnen ook tags toevoegen om hun transacties verder te organiseren.
    \n<\/span>
    \nHet is toegankelijk via mobiele apps en webbrowser. Mint is gratis beschikbaar op zowel iOS- als Android-platforms.
    \n<\/span><\/p>\n

    3. Zoho Expense<\/strong><\/h3>\n

    Zoho Expense<\/a> heeft een gratis versie die het in bulk uploaden van bonnetjes ondersteunt en ook automatische reminders verstuurt. Het biedt de mogelijkheid om onkosten in verschillende valuta, maar ook belastingen, bij te houden. Gebruikers kunnen bankkaarten en rekeningen koppelen om uitgaven automatisch vast te leggen.<\/span> Het is een geweldige oplossing voor zelfstandigen, kleine bedrijven en freelancers. De Zoho Expense-app is gratis beschikbaar voor iOS- en Android-apparaten.
    \n<\/span><\/p>\n

    Top 3 augmented declaratiesoftware<\/h2>\n

    Als je op zoek bent naar een meer geavanceerde softwareoplossing, ga dan voor 'augmented software'. Deze, meer uitgebreide, softwarepakketten bieden veel controlemogelijkheden met praktische inzichten.<\/span><\/p>\n

    1. Concur<\/strong><\/h3>\n

    Concur<\/a> biedt gedegen tracking van reis- en zakelijke onkosten. Via de app kunnen medewerkers op eenvoudige manier bonnetjes digitaal aanleveren. Finance managers krijgen alle onkosten in \u00e9\u00e9n centraal dashboard te zien. En het uitgavenbeleid kan goed worden gemonitord en, indien nodig, aangepast vanuit het dashboard.<\/span>
    \n
    \nConcur is geschikt voor zowel kleine als grote bedrijven. Prijzen beginnen bij $8 per gebruiker, per maand, met een abonnement voor kleine bedrijven dat 25 gebruikers ondersteunt.
    \n<\/span><\/p>\n

    2. Fyle<\/strong><\/h3>\n

    Fyle<\/a>\u00a0<\/span>biedt een 'mobile-first' oplossing voor onkostenbeheer, met meerdere manieren om aankoopbonnen bij te houden. Medewerkers kunnen bonnen registreren door een foto te uploaden, via tekst of via apps zoals Slack en Gmail. De bonnen worden automatisch tegen de kaders van het onkostenbeleid gehouden, terwijl managers volledig inzicht hebben via het dashboard.<\/span>
    \nFyle is ideaal voor kleine en middelgrote bedrijven. Prijzen beginnen bij $4,99 per gebruiker, per maand, met minimaal 5 (actieve) gebruikers.<\/span><\/p>\n

    3. Xero<\/strong><\/h3>\n

    Xero<\/a>\u00a0<\/span>wil onkostendeclaraties snel en papierloos maken. Het indienen van declaraties gaat via het uploaden van foto's van aankoopbonnen. Finance managers krijgen een melding zodra een declaratie wordt ingediend. Ook kunnen ze de uitgaven van alle medewerkers in de gaten houden via een dashboard.<\/span>
    \nDe basismodule is bedoeld voor eenmanszaken en kleine bedrijven. Prijzen beginnen bij $24 per maand en nemen toe voor middelgrote en grote bedrijven.<\/span><\/p>\n

    Is een volledig ge\u00efntegreerd systeem beter?<\/h2>\n

    Een 'full-scope' onkostenbeheersysteem biedt alle voordelen van de basis en 'augmented' oplossingen, die hierboven worden genoemd. Maar een dergelijke oplossing biedt daarnaast ook de mogelijkheid om prepaid betaalkaarten<\/a> uit te geven aan werknemers, zodat je nog beter je bedrijfsonkosten kunt beheren. Bijvoorbeeld met SimpledCard.
    \nFinance managers kunnen gemakkelijk limieten instellen op de bankkaarten en saldo's aanvullen via het kaartbeheersysteem. De prepaid Maestro- en Mastercard-kaarten kunnen wereldwijd, zowel online als bij PoS-terminals, worden gebruikt. Dit biedt werknemers dus veel flexibiliteit met daarbij ook de mogelijkheid om contant geld op te nemen bij geldautomaten.
    \nSimpledCard maakt het indienen van onkostendeclaraties nog eenvoudiger voor werknemers. De mobiele app stuurt een pushmelding nadat de kaart is gebruikt, waarna je een foto van het bonnetje kunt uploaden en de uitgave kan declareren. Op deze manier worden declaraties tijdig ingediend en snel vergoed.<\/p>\n

    Hoe integreer je de software in je eigen workflow?<\/strong><\/h3>\n

    Je kunt een declaratiesysteem in je eigen workflow integreren in drie stappen. Zorg eerst voor een portal of app die werknemers kunnen gebruiken voor het indienen van declaraties.
    \nDeze gegevens moeten vervolgens worden verzonden naar een gecentraliseerd dashboard waar finance managers toegang toe hebben. Tot slot, moet het dashboard de mogelijkheid bieden om directe betaling in gang te zetten zodra de declaratie is goedgekeurd.
    \nSimpledCard maakt zo'n naadloze integratie mogelijk. Het kan ook worden ge\u00efntegreerd met bestaande boekhoudsoftware om een soepele workflow tussen het onkostenbeheersysteem en de financi\u00eble boekhouding mogelijk te maken.<\/p>\n

    Ontdek de mogelijkheden van declaratiesoftware<\/b><\/h2>\n

    Vragen naar aanleiding van het artikel over declaratiesystemen? Of wil je meer weten over hoe je SimpledCard kunt inzetten om je bedrijfsonkosten te beheren?\u00a0<\/span>
    \nOnze financi\u00eble experts bespreken graag welke oplossing het beste past bij jouw organisatie. <\/span><\/p>\n

    \"\"<\/h4>\n

    Van SimpledCard<\/a><\/h4>\n

    Declaratiesoftware | Onkostenbeheer<\/h4>\n","auteurs-blogs_to":[]},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/blog\/8740","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/blog"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/blog"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/10"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/8875"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=8740"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.simpledcard.com\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=8740"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}