Was macht eine Prepaid-Firmenkreditkarte zur besten Firmenkarte? Kreditkarten bieten Teams weltweiten Bezahlkomfort für ihre geschäftlichen Ausgaben. Prepaid-Kreditkarten bieten denselben Komfort, sie bieten gleichzeitig auch die Möglichkeit, die Ausgabenverwaltung noch flexibler zu gestalten.
Es kann schwierig sein, die verschiedenen Arten modernen Zahlungskarten zu verstehen. Der Aufmarsch von Prepaid-Karten hat in den letzten Jahren stark zugenommen, vor allem seit der Verabschiedung strengerer E-Geld-Vorschriften in der EU.
Inzwischen sind Karten auch in den Bereich des geschäftlichen Zahlungsverkehrs vorgedrungen. Als Unternehmen können Sie Ihren Mitarbeitern verschiedene Zahlungsmöglichkeiten anbieten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Prepaid-Firmenkreditkarte.
❯ Was ist eine Prepaid-Kreditkarte?
❯ In welchen Fällen setzt man Prepaid-Kreditkarten ein?
❯ Welche Vorteile bietet die Prepaid Kreditkarte für Firmen?
❯ Geschäftlicher Zahlungsbedarf in der Praxis
❯ Wie wählt man das beste Business-Zahlungssystem aus?
Was genau ist eine Prepaid-Kreditkarte?
Mit einer normalen Kreditkarte leihen Sie sich Geld, mit dem Sie als Karteninhaber bezahlen. Eine Prepaid-Kreditkarte ist eine Variante, bei der Sie nur den Geldbetrag ausgeben können, der bereits vorgelegt wurde. Diese Art von Kreditkarte ist auch in Deutschland ein offizielles Zahlungsmittel.
Wenn wir von einer Prepaid-Firmenkreditkarte sprechen, ist oft eine Prepaid-Debitkarte gemeint. Dabei garantieren Sie nicht nur den auszugebenden Betrag, sondern überweisen diesen tatsächlich im Voraus auf ein mit der Karte verknüpftes Konto.
Genau wie normale Kreditkarten werden Prepaid-Kreditkarten von Partnerbanken herausgegeben. Der Herausgeber ist dabei dafür verantwortlich, welche Leistungen eine Karte anbietet und wie hoch die Kosten sind. Er operiert mit sogenannten Issuing-Lizenzen des Kreditkartenanbieters (z.B. Mastercard oder Visa).
In Deutschland gehören der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV), gefolgt vom Bundesverband der Genossenschaftsbanken (BVR), zu den führenden Herausgeber von Kreditkarten.
Der Herausgeber ist neben der Kartenausgabe auch für die Verwaltung und die Transaktionen der Kreditkarten zuständig. Darüber hinaus gibt es auch verschiedene Einzelhändler, wie z. B. Karstadt, die Prepaid-Karten ausgeben.
Dies tun sie in Zusammenarbeit mit einem Kartenherausgeber und verknüpfen ihr Bonuspunktesystem mit der Kreditkarte.
Wie funktioniert eine Prepaid-Kreditkarte in der Praxis?
Die Verwendung einer Prepaid-Kreditkarte ist denkbar einfach. Sie laden erst selbst Geld auf die Karte.Dies geschieht schlicht durch Überweisung. Der Betrag, den Sie überweisen, kann zwischen 10 € und mehr als 50.000 € variieren. Nur der Betrag, der sich auf der Karte befindet, kann im Geschäft ausgegeben werden.
Wenn kein Geld mehr auf der Karte steht, kann diese vorübergehend nicht verwendet werden. Dadurch wird verhindert, dass ein negativer Kontostandentsteht, was bei vielen anderen Zahlungskarten wohl möglich ist. Wenn das Guthaben auf der Karte angefüllt ist, funktioniert sie wieder wie jede andere Kreditkarte.
Um Geld auf eine Prepaid-Karte zu laden, müssen Sie von einem normalen Bankkonto eine Überweisung auf das Guthaben der Prepaid-Zahlungskarte vornehmen. Ist die Überweisung erfolgt, dann befindet sich der Betrag direkt auf der Karte. Bei den meisten Prepaid-Kreditkarten können Sie das aktuelle Guthaben über ein Web-Login oder die zugehörige Banking-App einsehen.
Die Karte ist niemals direkt mit Ihrem normalen (Geschäfts-)Bankkonto verbunden. Auf diese Weise sind Ihre Bankkonten jederzeit geschützt.
Wenn Sie in einem Webshop bezahlen möchten, verläuft dies genau wie mit einer normalen Kreditkarte: Sie wählen die Zahlungsoption „Zahlen mit Kreditkarte“ und befolgen die weiteren Zahlungsanweisungen des Webshops. Geben Sie den Namen des Karteninhabers, die Kartennummer, das Verfalldatum und die CVC-Nummer (siehe Abbildung) ein.
Diese Angaben stehen auf der Vorder- und Rückseite der Karte selbst. In einem physischen Geschäft brauchen Sie diese Angabe in der Regel nicht, Sie müssen lediglich Ihre PIN eingeben.
Wofür verwendet man Prepaid-Firmenkreditkarten?
Sie können eine Prepaid-Firmenkreditkarte für viele Zwecke verwenden. Die Karten sind ideal für Online-Zahlungen und Bezahlungen im In- und Ausland. Sie können auch zum Abheben von Bargeld an einem Geldautomaten verwendet werden.
❯ Online-Ausgaben:
Prepaid-Firmenkarten sind sehr gut für Online-Einkäufe geeignet, beispielsweise von digitalen Diensten, Software-Abonnements oder Online-Werbung. Sie verknüpfen die Karte mit der Plattform, wodurch die Beträge automatisch von der Karte abgebucht werden.
Stellen Sie sicher, dass immer genügend Geld auf der Karte vorhanden ist und verhindern so, dass der Service abgeschnitten wird. Dies kann leicht mittels automatischer Banküberweisung arrangiert werden. Sie können natürlich auch einmalige Einkäufe online tätigen, wie zum Beispiel von Druckerpapier oder für einen Lieferservice bezahlen.
❯ Nicht-wiederkehrende Geschäftsausgaben:
Wenn Ihre Organisation viele wechselnde Lieferanten hat oder wenn regelmäßig einmalige Ankäufe getätigt werden, dann ist dies oft nicht auf Rechnung möglich. Solche Ausgaben können Sie einfach mit einer Karte im Voraus bezahlen.
❯ Auslandsreisen:
Für Auslandsreisen ist die Nutzung einer Kreditkarte sehr praktisch, da Hotelreservierungen oder Flugtickets oft nur mit Kreditkarte gebucht werden können. Vor Ort kann damit ein Taxi oder im Restaurant bezahlt oder auch am Geldautomaten Geld in der Landeswährung abgehoben werden.
Wenn plötzlich größere Ausgaben anfallen, reicht ein normales Kreditkartenlimit möglicherweise nicht aus. Das Guthaben einer Kreditkarte kann innerhalb weniger Klicks erhöht werden, sodass die Mitarbeiter nicht festsitzen. Darüber hinaus werden Mastercard-Karten weltweit akzeptiert.
Welche Vorteile bietet die Prepaid-Firmenkreditkarte?
Die Verwendung von einer Prepaid-Firmenkreditkarte bringt viele Vorteile mit sich. So wird beispielsweise das Risiko von Überziehungen verringert, da nur der Betrag ausgegeben werden kann, den Sie selbst auf die Karte überweisen. So behalten Sie immer die Kontrolle und können den Teams gleichzeitig viel Komfort und Flexibilität bieten.
Darüber hinaus bietet eine Online-Transaktionsübersicht viel besseren Einblick in alle Ausgaben. Jede Transaktion erscheint direkt nach der Durchführung in Echtzeit in der Übersicht.
❯ Kontrolle und Einblick:
Wenn Sie Prepaid-Kreditkarten verwenden, haben Sie immer die aktuellsten Transaktionsdaten zur Hand. Dies ermöglicht eine straffe Budgettierung und schnelles Handeln bei unerwarteten Ausgaben. Im Falle von Ad-hoc-Ausgaben kann das Finanzteam das Guthaben auf einer Kreditkarte innerhalb weniger Sekunden erhöhen.
Wenn Sie eine integrierten Zahlungs- und Deklarationslösung nutzen, können Sie alle Transaktionen sogar problemlos entsprechenden Kostenstellen oder Projekt-IDs zuordnen. Auf diese Weise können Sie die Ausgaben direkt mit der Buchhaltung verknüpfen. Dies ermöglicht Ihnen nicht nur bessere Kontrolle, sondern verkürzt auch die administrative Bearbeitung.
❯ Komfort für Teams:
Prepaid-Firmenkreditkarten sind praktisch für Unternehmen, da sie den Teams agileres und effizienteres Arbeiten ermöglichen. Wenn Mitarbeiter ihr Hotel auf einer Geschäftsreise beispielsweise mit Bargeld oder einer Maestro-Karte bezahlen müssen, ist das sehr unpraktisch. Mit einer Firmenkreditkarte kann man fast überall bezahlen.
Sie können intern jemanden ernennen, der das Budget für das Team verwaltet. Innerhalb der festgelegten Grenzen kann das Team gemeinsam mit diesem Cash Manager schnell Entscheidungen treffen. Auf diese Weise können Teams jederzeit in Eigenverantwortung geschäftliche Ausgaben tätigen.
❯ Kein Bargeld mehr erforderlich:
Die Verwendung von Bargeld oder privaten Auslagen durch den Mitarbeiter birgt Risiken und ist zudem betrugsanfällig. Eine Mitarbeiter Prepaid Kreditkarte löst dieses Problem größtenteils, da elektronische Zahlungen viel leichter nachverfolgt werden können. Der Zahlungsprozess wird sicherer und der Deklarationsprozess wasserdicht.
Der geschäftliche Zahlungsbedarf in der Praxis
Zusätzlich zu den Ausgaben in physischen Geschäften bezahlen Mitarbeiter auch immer mehr online. Einkäufe in einem Geschäft können mit Bargeld oder mit einer Maestro-Karte bezahlt werden, online wird jedoch eine Kreditkarte benötigt.
Da eine Prepaid-Firmenkreditkarte im Grunde genommen genauso funktioniert wie eine normale Kreditkarte, kann man in fast jedem Webshop mit Kreditkarte bezahlen.
Die Mitarbeiter Prepaid-Kreditkarte erleichtert Dutzende von Geschäftsausgaben, wie zum Beispiel:
❯ Ein Geschenk für einen Kollegen in einem Webshop bestellen;
❯ Online-Einkäufe beim Supermarkt erledigen;
❯ Büroartikel bestellen;
❯ Die Bezahlung von Software-Abonnements.
Wenn Mitarbeiter viele kleine Ausgaben tätigen, dann ist es sinnvoll, diese in ein Zahlungs- und Deklarationssystem zu integrieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Transaktionen, Begründungen und deren Kontrolle wasserdicht miteinander verknüpft sind.
Auf diese Weise können die Ausgaben schneller und sicherer abgewickelt werden. Eric Smeding hat mit SimpledCard Prepaid für Firmen eine solche All-in-One-Lösung für sein Team gefunden.
Wir waren auf der Suche nach einer innovativen Zahlungsmethode, die Online-Zahlungen und eine klare Budgettierung ermöglicht. Wir fanden diese Lösung mit SimpledCard.
Welche Vorteile hat ein integriertes Zahlungssystem?
Eine integrierte Zahlungs- und Spesenlösung bietet Ihnen verschiedene Funktionalitäten und Vorteile:
1. Die Prepaid-Kreditkarte für Firmen beispielsweise von SimpledCard geben Sie selbst aus. Das bedeutet, dass Sie einen Kartenvorrat erhalten und diese Kreditkarten ohne Einschaltung einer Bank an Ihre Mitarbeiter ausgeben. Sie können bei Bedarf skalieren.
Wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt, können Sie die Mitarbeiter Prepaid Kreditkarte einfach einem anderen Kollegen zuweisen. Sie haben die Flexibilität, nur bestimmte Kostenstellen oder Kostenarten pro Team zur Verfügung zu stellen. Dies gewährleistet eine reibungslose Integration mit Ihrer Buchhaltung.
2. In der mobilen App können Karteninhaber alle Transaktionen sehen, die sie mit der Firmenkreditkarte getätigt haben und fügen dort auch selbst die Quittungen ein. Mithilfe der App wird ein Foto von der Quittung gemacht und anschließend in der App die Kostenart, -stelle und eventuell die Projekt-ID zugeordnet.
3. Alle Karten sind an das eigene Online Card Management System angeschlossen. Auf diese Weise haben Sie vollständigen Einblick in die Ausgaben, die mit der Firmenkreditkarte getätigt werden. Mit periodischen Überweisungen sorgen Sie dafür, dass immer genug Geld auf der Karte verfügbar ist.
Darüber hinaus können Sie selbst Manager-Rollen festlegen. Somit bestimmen Sie, wer das Budget in Echtzeit erhöhen kann und wer die Kostenbegründungen genehmigt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Organisation auf dem richtigen Governance-Niveau operiert.
Wie wählt man am besten ein geschäftliches Zahlungssystem aus?
Es gibt viele integrierte Lösungen, jeweils mit eigenen Funktionalitäten. Wenn Sie prüfen, welches System am besten zu Ihrer Organisation passt, sollten Sie einige Punkte beachten:
❯ Aus welchem Netzwerk stammen die Kreditkarten und werden sie auch weltweit akzeptiert?
❯ Fragen Sie, ob der Anbieter von Prepaid-Firmenkarten berechtigt ist, in Ihrem Land Zahlungskarten auszustellen.
❯ Gewährleistet die Prepaid-Firmenkreditkarte sowohl Online- als auch Offline-Zahlungen?
❯ Wie steht es mit dem Due-Diligence-Verfahren? Erfordert das Hinzufügen eines neuen Karteninhabers zusätzliche Formalitäten?
❯ Finden Sie heraus, wie viel Unterstützung angeboten wird. Wenn Sie ein dringendes Zahlungsproblem haben, möchten Sie schließlich schnell und fachkundig Hilfe erhalten.
❯ Wie gut fügt sich das System in den Governance-Prozess Ihrer Organisation ein? Welche Expertise bringt der Anbieter bei der Einrichtung des Workflows ein?
❯ Wenn Sie als Unternehmen mehrere GmbHs und verschiedene Buchhaltungen haben, kann das System dann noch gut genutzt werden?
❯ Wird die Software auch von vergleichbaren Unternehmen Ihrer Branche eingesetzt?
Tipp! In Supermärkten oder in anderen physischen Geschäften kann teilweise nicht mit Kreditkarte bezahlt werden, sie akzeptieren dann nur Maestro-Karten.
Möchten Sie sichergehen, dass Sie ein geeignetes Zahlungsmittel für alle Ihre Einkäufe haben? Schauen Sie sich genauer an, wie Sie die Maestro-Variante der Prepaid-Zahlungskarten am besten nutzen können.
Erste Schritte mit einer Prepaid-Kreditkarte für Firmen
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Dann bestimmen Sie, wie Sie Firmenkarten in Ihrer Organisation zur Optimierung Ihres Ausgabenmanagements einsetzen können. Beginnen Sie heute noch damit und vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch.
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