"Die Einführung von Simpled Card war sehr einfach und problemlos. Wir haben jetzt volle Kontrolle über alle Ausgaben und sind viel flexibler. In außergewöhnlichen Situationen oder im Notfall sind wir in der Lage sofort Geld bereitzustellen. Dies ist vor allem für unsere Mitarbeiter im Ausland sehr hilfreich."

Senior Financial Manager

Vacansoleil

Nico Jansen

Alles gut geregelt
Auch wenn mal was schief geht

Bis Ende 2015 wurden die geschäftlichen Finanzen bei Vacansoleil immer noch auf die alte Art und Weise erledigt: Mitarbeiter mussten mit Bargeld zahlen und alle Ausgaben handschriftlich in einem Buch eintragen. Vacansoleil machte sich auf die Suche nach einer besseren Alternative. Das Ziel war klar definiert – mehr Sicherheit für die Mitarbeiter und weniger Betrug oder Missbrauch. Als Vacansoleil auf Simpled Card traf, hatte die Suche ein Ende. Volle Kontrolle sowie die Möglichkeit schnell und flexibel zu reagieren, haben zu einer wesentlichen Verbesserung des Ausgabenmanagements bei Vacansoleil geführt.

Vacansoleil

Vacansoleil ist der europäische Marktführer im Bereich Camping Urlaube. Das Unternehmen betreut jährlich mehr als 110.000 Urlauber auf 450 Campingplätzen in 16 europäischen Ländern. Die 1.250 Mitarbeiter auf den Campingplätzen kümmern sich rund um die Uhr um das Wohl aller Gäste und stellen sicher, dass jeder Urlaub in guter Erinnerung bleibt. Der Sitz des Unternehmens ist in den Niederlanden, jedoch sind viele Mitarbeiter auch vor Ort im Ausland tätig.

 

450

Campingplätze

16

Länder

210

Mitarbeiter am Hauptsitz

1250

Mitarbeiter auf den Campingplätzen

Nico Jansen

Nico Jansen ist seit Januar 2011 der Senior Financial Manager bei Vacansoleil. Auf der Suche nach einer neuen Lösung für die Organisation der geschäftlichen Finanzen ist er auf Simpled Card gestoßen. Nun berichtet er von seinen Erfahrungen mit dem neuen Zahlungssystem.

Die Einführung von Simpled Card war sehr einfach und problemlos. Innerhalb von 2 Wochen war alles startklar.

Die Herausforderung

Früher haben wir fast immer mit Bargeld gearbeitet und handschriftlich alle Ausgaben aufgelistet”, schildert Nico Jansen. Jeder Mitarbeiter musste vor einer Geschäftsreise das gesamte Geld für den Aufenthalt abholen und über alle Ausgaben Buch führen. In Notfallsituationen mussten Mitarbeiter private Vorschüsse leisten und diese Beträge später zurückerstatten. Auf diesem umständlichen Weg war es sehr schwer den Überblick zu behalten und beispielsweise fehlerhafte Angaben aufzudecken. “Auf unseren Campingplätzen gibt es so viele verschiedene Anlässe für Ausgaben. Da fällt es sehr schwer die finanzielle Kontrolle zu behalten.” Daher hat Vacansoleil nach einer bargeldlosen Alternative gesucht, um vor allem mehr Sicherheit für die Mitarbeiter zu garantieren und Betrug oder Missbrauch von Geldern zu unterbinden.

Die Lösung

Nun nehmen die Mitarbeiter von Vacansoleil anstelle Bargeld die Simpled Cards mit auf Reisen. „In außergewöhnlichen Situationen oder im Notfall sind wir in der Lage sofort Geld bereitzustellen. Dies dauert nur zwei Minuten.“ Nicht nur Nico Jansen ist damit geholfen, auch die Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit dem neuen Zahlungssystem. Ein großer Vorteil ist die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben. Vacansoleil kann alle Transaktionen überwachen und für jede Zahlungskarte ein eigenes Ausgabelimit festlegen. „Wir haben jetzt vor allem eine Einsicht in die Nutzung des Geldes und können Missbrauch aufdecken. Das war ein wichtiger Grund warum wir uns für Simpled Card entschieden haben.“ Nun muss jeder Mitarbeiter innerhalb von zwei Wochen angeben aus welchem Grund er oder sie die Ausgabe getätigt hat. „So behalten wir die volle Kontrolle über alle Geschäftsausgaben.“

Vorteile

  • FLEXIBILITÄT

    In einem Notfall kann sofort Geld bereitgestellt werden

  • EINBLICK IN ALLE AUSGABEN

    Private und geschäftliche Ausgaben bleiben strikt getrennt

  • VOLLE KONTROLLE

    Innerhalb von zwei Wochen muss der Grund für die Ausgabe angegeben werden

International und saisonal

Vacansoleil setzt die Simpled Cards international ein und nutzt alleinig die Debit-Karten Version (Maestro Karten). „90% der Transaktionen werden im Ausland getätigt und 10% der Ausgaben finden in den Niederlanden statt, wo unser Hauptsitz ist. Wir nutzen die Simpled Cards in allen 16 Ländern.“ Da das Geschäft von Vacansoleil saisongebunden ist, sind die meisten Simpled Cards in Juli und August im Einsatz. „Mitte September schließen wir unsere Campingplätze und können sofort die Saison bewerten.