Geschäftsausgaben sind Teil des Geschäftsbetriebs überall auf der Welt. Mit mobilen Belegschaften steigt die Komplexität der Kostenflüsse exponentiell an. Viele Geschäftsinhaber und Finanzmanager fragen sich, welche Art von Prepaid-Tankkarte für sie die beste wäre.
Deutschland war schon immer eine merkantile Volkswirtschaft. Daher spielen Sektoren wie Logistik und Transport eine entscheidende Rolle in der Wirtschaft. In diesem Zusammenhang wurden verschiedene Spesenlösungen geschaffen, die den Bedürfnissen mobiler Belegschaften entsprechen.
In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Arten von Prepaid-Tankkarten für Unternehmen ein und wie sie funktionieren. Wie der Name schon sagt, ist der Hauptzweck dieser Karten das Bezahlen von Kraftstoff. Mit Business Prepaid-Tankkarten können Mitarbeiter einfach und sicher unterwegs tanken. Und sie können auch eine Lösung für die Verwaltung von Reisekosten bieten.
Was ist eine Tankkarte?
Eine Tankkarte ist eine Bezahlmethode, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt. Es ermöglicht ihnen, auf Geschäftsreisen den Kraftstoff zu bezahlen.
So kann der Arbeitgeber die Ausgaben für Kraftstoff kontrollieren. Und entlastet den Mitarbeiter davon, in Vorleistung zu gehen.
Einige Prepaid-Tankkarten erlauben auch andere Ausgaben als Kraftstoff. Dies können Instandhaltung, Reparaturen, Parken oder andere allgemeinere Ausgaben sein.
Wie funktionieren Prepaid-Tankkarten für Unternehmen?
Die Vielfalt der Tankkartenanbieter macht es schwierig, eine allgemeingültige Erklärung zu geben, wie alle geschäftlichen Tankkarten funktionieren. Dennoch gibt es einige Merkmale, die sie alle gemeinsam haben.
Die erste Frage, die sich jeder stellt, ist: Wofür kann man eine Firmen-Tankkarte verwenden? Kurz gesagt, die meisten Prepaid-Tankkarten für Unternehmen sind auf Kraftstoff, Autowäsche, Parken und andere kleine Einkäufe beschränkt.
Sie können meist nur an Tankstellen verwendet werden. Dies kann zu Problemen führen, wenn ein Mitarbeiter für andere Ausgaben aufkommen muss. Insbesondere Werkzeuge oder Geräte, die man nicht an einer Tankstelle kaufen kann.
Universelle Reisekostenkarten bieten eine umfassendere Lösung. Sie können als allgemeinere Bezahlmethode verwendet werden.
Eine weitere relevante Frage ist, wo können geschäftliche Firmen-Tankkarten eingesetzt werden? Wie bereits erwähnt, ist die Verwendung von Tankkarten meist auf Tankstellen beschränkt. Geografisch gesehen können geschäftliche Tankkarten oft nur in dem Land verwendet werden, in dem sie ausgegeben wurden. Dies macht Prepaid-Tankkarten für Unternehmen zu einer weniger günstigen Option für den Betrieb in mehreren Ländern.
Arten von Prepaid-Tankkarten
Auf dem Markt gibt es verschiedene Tankkarten. Alle mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Lassen Sie uns einen genaueren Blick darauf werfen, wie Unternehmen von den verschiedenen Arten von Tankkarten profitieren.
❯ Karten von Tankstellenmarken
Markenspezifische Tankkarten werden von einer bestimmten Kraftstoff- oder Tankstellenmarke (zum Beispiel Total, Shell oder Aral) ausgegeben. Mit solchen Firmen-Tankkarten können Sie tanken und Ausgaben wie Autowäsche oder Motoröl bezahlen.
Sie können aber oft nur in der spezifischen Marke der Tankstelle verwendet werden, die die Karte ausgegeben hat.
Sie profitieren von kleinen Rabatten, die von der Kraftstoffmarke gewährt werden. Auf der anderen Seite ist der Hauptnachteil, dass Sie an den Tankstellenservice dieser Marke „gebunden“ sind.
❯ Tankkarten von Drittanbietern
Tankkarten von Drittanbietern ermöglichen es Mitarbeitern, an mehreren Tankstellen zu tanken. Typischerweise gehören dazu mehrere Marken- und unabhängige Tankstellen. Dies gibt dieser Art von Karte die Oberhand hinsichtlich der geografischen Abdeckung.
Der Nachteil dieser Karten ist, dass sie oft keine Rabatte bieten. Sie ermöglichen es Ihnen jedoch, die Tankstelle mit dem besten Preis selbst zu wählen.
Vorteile von Marken- und 3rd-Party-Tankkarten:
❯ Tanken Sie überall in Deutschland
❯ Leichte Rückforderung der Mehrwertsteuer
❯ Mitarbeiter müssen kein Geld vorstrecken
❯ Die Mitarbeiter müssen kein Bargeld mit sich führen
❯ Rabatte an bestimmten Tankstellen (Tankmarkenkarten)
Eine universelle Reisekostenkarte
Der größte Nachteil vieler Prepaid-Tankkarten ist ihre eingeschränkte Nutzung. Sie erlauben keine Ausgaben außerhalb von Tankstellen oder Deckung für Notfälle. Hier kommt die Universal-Reisekostenkarte ins Spiel.
Diese Art von Prepaid-Tankkarte funktioniert wie eine normale Debitkarte. Sie ermöglicht das Tanken an jeder beliebigen Tankstelle. So haben Sie die freie Wahl, den besten Kraftstoffpreis zu wählen.
Neben dem Tanken können die Mitarbeiter die Karten auch für jede andere Art von Betriebsausgaben nutzen. Durch den Einsatz von Universal-Reisekostenkarten machen Sie das Bezahlen für Ihre Belegschaft sicherer. Es entlastet sie von der Notwendigkeit, Bargeld mit sich zu führen. Das ist gut für die Moral der Belegschaft und macht die Organisation agiler.
Kann also jeder einfach ausgeben, was er oder sie möchte? Nein, definitiv nicht. In der Tat geben diese Karten dem Verwaltungsteam eine strenge Kontrolle über die Art und Höhe der Ausgaben.
Die universelle Tankkarte ist Prepaid. Das heißt, es können nur die jeder Karte zugeordneten Gelder verwendet werden. Falls erforderlich, können Aufladungen durch den Finanzverwalter in Sekundenschnelle durchgeführt werden. Darüber hinaus kann das Finanzteam die Einstellungen jeder Karte definieren. Zum Beispiel, ob Barabhebungen erlaubt sind und welche Kostenarten verwendet werden können. Dadurch erhalten die Mitarbeiter eine klare Anleitung, ob sie die Karte für die Bezahlung von Mittagessen, Leihgeräten usw. verwenden können.
Außerdem sparen die Mitarbeiter Zeit, da sie nicht mehr manuell Belege sammeln und Ausgaben begründen müssen, wodurch mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit bleibt.
Für Ihr Unternehmen ergeben sich durch den Einsatz universeller Prepaid-Tankkarten zahlreiche Vorteile. Zum einen können Sie eigene Maestro- und Mastercard-Karten ausgeben und diese direkt Ihren Mitarbeitern zuordnen.
Die Budgetierung wird viel übersichtlicher, da Sie die Limits pro Standort und Funktion trennen können. Sie haben in Echtzeit Einblick in alle Ausgaben, die mit den Karten getätigt werden. Entscheidend ist, dass Sie den Prozess der Kostenbegründung besser kontrollieren können.
Wenn Mitarbeiter mit ihrer Karte bezahlen, können sie einfach ein Foto des Belegs zur Transaktion hochladen. Das erspart ihnen das lästige Mitführen von Belegen und lässt ihnen mehr Zeit, sich auf ihre eigentliche Aufgabe zu konzentrieren.
Für das Verwaltungsteam bedeutet dies, dass Kosten mit wenigen Schritten geprüft und bearbeitet werden können. Und die Buchhaltung der Ausgaben wird vollständig nachvollziehbar und unter Kontrolle.
Schließlich bieten universelle Reisekostenkarten meist eine direkte Integration in Ihre Buchhaltung. Mit einem Klick werden alle Ihre Ausgabendaten übertragen.
Vorteile von Universal-Reisekostenkarten:
❯ Tanken und Bezahlen von Reisekosten überall auf der Welt
❯ Leichte Rückforderung der Mehrwertsteuer
❯ Verfolgen Sie alle Ausgaben und Belege in einem System
❯ Aufladen von Karten, Sperren von Karten, Festlegung von Budgets und Autorisierungsschritte für verschiedene Karten
❯ Integrieren Sie mit Ihrem Buchhaltungssystem
So nutzen Sie SimpledCard-Karten für Ihren Tankkartenbedarf
SimpledCard ist seit 2014 ein Anbieter von Prepaid Maestro- und Mastercard-Karten für Betriebsausgaben. Mit zahlreichen Referenzen in den Bereichen Transport, Logistik und Schifffahrt kennt SimpledCard die Bedürfnisse nach universellen Reisekostenkarten.
Mit SimpledCard können Sie in Ihrer Organisation bankenunabhängige Prepaid-Karten ausgeben. Diese ermöglichen es Ihren Teams, weltweit vor Ort und online zu bezahlen. Sie können Kostenarten selbst definieren und diesen eine Gruppe von Karten zuordnen.
So können die Mitarbeiter für Kraftstoff, Reparaturen und andere notwendige Betriebsausgaben aufkommen. Durch ein zentrales Card Management System können Sie Ausgaben sofort verfolgen und Kostenbelege genehmigen. Ihre Mitarbeiter nutzen die mobile App, um den Beleg zu erfassen und mit der richtigen Transaktion zu verknüpfen.
Als Finanzmanager sind Sie in der Lage, alle Ausgaben zu kontrollieren und die Genehmigungsabläufe zu steuern. Sie können Ausgabenregeln festlegen, wie zum Beispiel automatische Aufladungen für bestimmte Karten. Oder Sie delegieren dies an einen Cash Manager in Ihrem Team.
Und schließlich können Sie alle Ausgabendaten einfach und direkt in Ihre Buchhaltung hochladen. SimpledCard bietet Buchhaltungsintegrationen für alle wichtigen Softwares.
Möchten Sie mehr über universelle Prepaid-Tankkarten erfahren und wie Sie diese in das Spesenmanagement Ihres Unternehmens implementieren können? Bitte kontaktieren Sie unser Expertenteam.
Von Christel Heije
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